Welche Fragen müssen in einem Kick-Off Meeting angesprochen werden?

Der oder das Kick-Off ist sozusagen der offizielle Start des Projektes. Im Kick-Off Meeting informiert der Projektleiter über das anstehende Projekt - es ist also eine reine Informationsveranstaltung, kein Arbeits- oder Entscheidungsmeeting. Im Kick-Off erkannte offene oder kontroverse Punkte werden dokumentiert und vertagt.

Folgende Inhalte sind im Kick-Off wichtig:

• Auftraggeber, Projektleitung und Teammitglieder vorstellen

• Projektinhalte (Ziele, Zeitplan, Risiken, Projektorganisation, Verantwortlichkeiten etc.) vorstellen

• Kommunikationsmedien (Jour Fixe, Statusmeeting, Reporting, Protokoll, Tools etc.) festlegen

• Regeln für die Zusammenarbeit definieren

• Nächste Schritte beschließen

Hier noch einige Tipps für das Geleingen des Kick-Offs:

1. Überzeugen Sie den Auftraggeber, dass er (oder sein Sekretariat) die Einladung versendet und v.a. dass er eine kleine Einführung spricht (Warum ist ihm und dem Unternehmen das Projekt gerade jetzt so wichtig).
2. Vereinbaren Sie die für die Teammitglieder relevanten Inhalte und Aufgaben vor dem Kick-Off mit den Teammitgliedern und deren Vorgesetzten.
3. Lassen Sie Raum für informelle Gespräche zwischen den Teilnehmern (Pausen).

Der ideale Start eines Projekts besteht aus 3 Teilen, kompakt in 2 Tagen durchführbar:

1. Kick-Off Veranstaltung (etwa 2 Stunden)
2. Workshop zur Teambildung mit dem Projektteam (etwa 1 Tag)
3. Projektmanagement-Basistraining für das Projektteam (etwa 3 Stunden)

In einem Projekt Kick-Off Meeting muss das Projekt vorgestellt werden. Je nach Unternehmen/ Branche/ Projektart gibt es ein Kick-Off Meeting für das Projektteam oder für alle die informiert sein sollten im Unternehmen. Es gibt auch die Möglichkeit ein Projekt Kick-Off mit dem Kunden durchzuführen, um die Ansprechpartner dort zu kennen.

Das Meeting sollte auch dafür genutzt werden, ggf. noch Informationen aus den Fachabteilungen einzuholen, um ggf. Umfeld Faktoren, Stakeholder, Risiken/ Chancen und/ oder Ziele zu verfeinern, die vorher nicht aufgefallen sind oder ausgearbeitet werden konnten.

Bei sehr grossen Projekten fällt ein Kick-Off Meeting daher ziemlich umfangreich (Personenanzahl und zeitlicher Umfang) aus und sollte gut vorbereitet sein, ggf. auch bereits mit den Fachabteilungen/ Lieferanten oder ähnliche Beteiligte.

• Klärung der Aufgabenstellung im Projekt
• Erwartung aller Beteiligten abfragen
• Teambildung
• Vorstellung der Ist-Situation
• Vorstellung des Projektteams, der Projektorganisation und der wichtigsten Rollen
•  Vorstellung der Rahmenbedingungen (Zeit, Ressourcen …)
• Klärung der Regeln für die Zusammenarbeit
• Organisatorisches (Termine, Ablage)
• Erste fachliche Klärung
• Weiteres Vorgehen