Wie können kürzere Projektlaufzeiten erreicht werden?

Viele Wege führen zur Verkürzung von Projektlaufzeiten, unter anderem

1. für klassische Projekte könnte man mit der Critical Chain Methode bis zu 30% der Laufzeit einsparen, sie führt zur Verringerung des Multitasking, reduziert das Überschätzen von Aufgaben und erhöht die Motivation, schnell mit Aufgaben anzufangen.

2. Generell die Reduzierung von Multitasking, ob durch Critical Chain, agile Vorgehensweisen oder gutes Portfoliomanagement.

3. Agile Methoden wie SCRUM, weil sie einfach die Dauer (und Kosten) vorgeben und dann gemeinsam mit dem Kunden sehen, was unter den gegebenen Umständen erreicht werden kann.

Da gibt es ein paar Alternativen: Grundsätzlich ist es schlau, rückwirkend von einem gewünschten Endzeitpunkt aus zu planen (Wann müssen / wollen wir fertig sein?) und dann die vorher notwendigen Tätigkeiten entsprechend einzuordnen. Das bedeutet dann allerdings, die erforderlichen Ressurcen bereitzustellen. Alternativ kann ich die Anzahl der Projekte in einem Handlungsfeld gering halten. Dann haben alle Beteiligten mehr Zeit / Energie für die tatsächlich wichtigen Vorhaben - alles geht dann meist auch schneller. Oder ich kann mit jeweils optimieten Methoden arbeiten, die dann zu Zeiteinsprarungen führen. Auch können Sie externe Projektmanager einsetzen, die bei ausreichender Erfahrung meist zielorientierter und schneller arbeiten als die 'üblichen Verdächtigen' - die neben ihrem Projekt auch Standardaufgaben erfüllen müssen. Generell lohnt sich auch eine Prüfung der Projektziele - frugaler bedeutet meist auch schneller, nicht jeder Stecker muss 'vergoldet' werden, nur weil man es kann.

In den letzten Jahren hat sich ein ganzer Werkzeugkasten herausgebildet um die Projektlaufzeiten zu verkürzen (was gleichzeitig den Projektdurchsatz erhöht):

• Anzahl der parallelen Projekte so weit reduzieren, dass der Engpass nicht mehr überlastet ist (und alle anderen noch weniger) - so dass jedes Projekt optimal mit Ressourcen versorgt wird.
• Planung vom Endtermin her - Start der Arbeitspakete so spät wie möglich. Kürzung der Arbeitspakete und Puffer nach hinten und dann auch Kürzung des Puffers. Natürlich dann auch Puffermanagement.
• Auf Teamebene dann ergänzend agile Methode wie Taskboards und Stand-Ups.

Das ist recht gut bewährt (seit ca. 30 Jahren) und unter dem Begriff „Critical Chain Projektmanagement (CCPM)“ bekannt. Heute mit der Ergänzung „Agile CCPM“.

Damit ist auch ein Vorgehensmodell verknüpft wie man das einführen kann. Dabei sind Verkürzungen um 25% normal – mit etwas Anstrengung und Zeit auch gerne mal 50-60%. Wird u.a. von Firmen wie Skype, Amazon, Mazda, Boing, Microsoft, Haufe gernen genutzt.

Typische und alternative Maßnahmen sind:

1. erhöhter Ressourceneinsatz (mehr Zuweisung von personellen Ressourcen zum Projekt, Einsatz von externen Experten erhöhen)
2. straffere Projektführung und gezieltes Controlling (vielleicht weniger Agilität und stattdessen mehr Qualitätssicherung und Qualitätssteuerung); also im Fazit auch auf den Output schauen und nicht nur auf die Prozesse.
3. Qualität der angestrebten Projektergebnisse auf Optimierung prüfen und umsetzen.