Was sind Schlüsselfaktoren für erfolgreiche Projekte?

Eine sauber durchgeführte Initialisierungsphase mit klarem Projektauftrag (inkl. out-of-scope) und definierten Verantwortlichkeiten (inkl. Auftraggeber/Sponsor), sowie eine ständige Kommunikation basierend auf einem Kommunikationsplan (Stakeholderspezifisch), durchgehend verbindliche und klare Aufgabenbeschreibungen und Verantwortlichkeiten, Aufgaben Tracking sowie Führung der Projektteilnehmer, die benannt und entsprechend Zeiten für das Projekt haben sollten. Realistische Zeit-, Quality-  und Kosten-planung sowie Controlling und ein entsprechende Change- und Risiko-Management sollte selbstverständlich sein.

Das wird am besten entsprechend der Situation beantwortet.

Generell ergeben Umfragen bei mehr als 3200 Unternehmen (PMI) folgende 5 Punkte

- Vorhandensein von 'benefits realization' Prozessen (u.a. strategische Ausrichtung, Business Case, Messbarkeit der Ergebnisse)

- Agilität (einer Organisation) als Anpassbarkeit an die Gegebenheiten, breite Verfügbarkeit von Projektvorgehensweise von Agil bis Wasserfall, Zuschneiden der passenden Prozesse auf das jeweilige Projekt

- Kompetentes Projekt Personal (Rollenbeschreibung, individuelle Weiterbildung, Karrierepfade)

- funktionierendes Sponsorenwesen (sind Ihre Sponsoren ausgebildet und einig?)

- PMO als Einheit die das obige treibt

• Teamarbeit
• Klare Ziele
• Committment aller relevanten Stakeholder
• Professionelles Monitoring und Controlling
• gutes Verhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer
• Klare Informations- und Kommunikationsstruktur
• Motivation der Beteiligten

Regel 1: Das Projektteam braucht e i n e n Auftraggeber.
Mehrere Ansprechpartner - idealerweise im Unternehmen und beim Kunden - führen dazu, daß die Ziele für das Team häufig und ohne Abstimmung geändert werden. Zeitpläne oder Pflichtenheft existieren in unterschiedlichen Versionen und alle Beteiligten entwickeln verschiedene Vorstellungen vom Projektergebnis.

Regel 2: Effektive Kommunikation ist wichtig.
Neben der Ablauforganisation ist konstruktive und positive Kommunikation eines der wesentlichen Kennzeichen von erfolgreichen Projektteams. Der Erfolg von Projekten wird maßgeblich durch effektive Kommunikation im Team und an den Schnittstellen - bspw. zum Auftraggeber - bestimmt. Die Mißachtung dieses zentralen Erfolgsfaktors von Projekten führt leicht sogar zum Scheitern des Projekts.

Regel 3: Der Projektleiter muß über die erforderlichen Kompetenzen und Mittel zur Durchführung des Projekts verfügen.
Ein Projektleiter muß bspw. ohne umfangreiche und bürokratisch verzwickte Prozeduren Gelder aus seinem Etat freibekommen.

Regel 4: Ein Projektteam sollte nur einen Projektleiter haben.
Je mehr hierarchisch wichtige Personen - oder besser noch sogar Unbeteiligte - mitreden können, umso unklarer sind Zuständigkeiten und vieles andere mehr. Entscheidungen werden mehrdeutig und die Bewältigung komplexer Aufgabenstellungen wird nachhaltig unterbunden. Teammitglieder können - je nach Sachlage bei unterschiedlichen Ansprechpartnern - für jede Position Unterstützung finden. 

Regel 5: Sorgen Sie dafür, daß zwischen Auftraggeber und Projektteam ein Pflichtenheft vereinbart wird.
Der Erfolg eines Projekts wird nachhaltig gefördert, wenn sich Auftraggeber und Projektteam detailliert darüber abstimmen, wie das „Produkt“ aussehen soll, und wenn Ziele, Ressourcen, usw. in allen erforderlichen Einzelheiten beschrieben sind. Ein Pflichtenheft ermöglicht diese Abstimmung und schreibt sie für alle Beteiligten verbindlich fest.

Regel 6: Rechtzeitige und ausreichende Planung könnte den Projekterfolg nachhaltig fördern.
Umfangreiche Untersuchungen einer Vielzahl von Projekten belegen, daß etwa 90 % aller späteren Schwierigkeiten im Projektverlauf ihre Fundierung in der Planungsphase erfahren. Zu wenig Zeit, unzureichende Planungsinstrumente oder etwa die Vernachlässigung von Risikofaktoren führen fast immer dazu, daß sich im Projektverlauf Entwicklungen einstellen, die zu einer Überschreitung der Zeit- und Kostenpläne führen oder sich mindernd auf die Qualität auswirken. 

Regel 7: Legen Sie einen zentralen Projektordner an.
Die vollständige Dokumentation von Projekten, die Definition von Schnittstellen und von Verantwortlichen, die Festlegung von Meilensteinen und ein geordnetes Berichtswesen unterstützen den Projekterfolg.

Regel 8: Lassen Sie den Projektleiter und alle Teammitglieder ihre Aufgaben nicht unvorbereitet übernehmen. Vorbereitende Schulungen oder wenn nötig Coaching und Unterstützung in schwierigen Phasen während der Durchführung des Projekts sollten von Beginn an mitgeplant werden.
Im Training können die Beteiligten herausfinden, wie man Dinge richtig macht und welche Fehler sich vermeiden lassen.

Regel 9: Ein Projektteam muß für die Aufgabe qualifiziert sein.
Ein Projektteam sollte sich aus Mitgliedern zusammensetzen, die über umfangreiches, anwendbares und aktuelles Fachwissen verfügen. Sie müssen Teamfähigkeit und eine hohe Einsatzbereitschaft mitbringen.

Regel 10: Stellen Sie auf jeden Fall sicher, daß die Projektziele formuliert werden.
Ziele sollten meßbar, überprüfbar und terminiert sein. Sie müssen untereinander Konsistenz aufweisen.