Wie kann die Digitalisierung eines Unternehmens so ablaufen, dass sich Arbeitnehmer nicht überfordert fühlen?

Die Erstellung einer zielgerichteten Agenda ist Grundlage für die Digitalisierung eines Unternehmens. Die Mitarbeiter sind dabei von entscheidender Bedeutung, denn sie müssen die geplanten Maßnahmen umsetzen. Es ist wichtig, die Angestellten nicht mit neuer Technik zu erschlagen, sondern ihnen von Beginn an die Vorzüge der Veränderung deutlich zu machen. Die Auswahl der Instrumente spielt eine große Rolle - sei es bei der Wahl der Software oder der Wahl der richtigen Maschinen und Geräte. Empfinden die Mitarbeiter die Innovationen als Entlastung, kann die Digitalisierung zu einem Selbstläufer werden.

In vielen Betrieben kommt zwar der Anstoß von externer Seite, wird bei den Nutzern aber die Begeisterung geweckt, kommen die besten Ideen oft aus den eigenen Reihen. Denn niemand kennt die Abläufe genauer als die, die sie jeden Tag ausführen. Auch die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden werden als erstes an die Angestellten herangetragen. Die Motivation der Arbeitnehmer ist ein wichtiger Antrieb auf dem Weg zu mehr Digitalisierung. Das hat zur Folge, dass die Mitarbeiterqualität im Unternehmen verbessert wird. Bewerber legen heute großen Wert auf ein modernes Arbeitsumfeld. Zur Erreichung dieses Ziels sollte ein Unternehmen seine Arbeitnehmer mit den Veränderungen nicht allein lassen. Ein richtungsweisendes Coaching zu Beginn der Umsetzung der neuen Strategie ist Grundlage für motivierte Mitarbeiter. In Workshops wird sicher gestellt, dass ein einheitliches Niveau erreicht wird. Und dies in kurzer Zeit. Durch eine derart optimierte Pilotphase spart das Unternehmen Zeit, Geld und nimmt den Angestellten die Angst vor der Veränderung.

Für eine erfolgreiche Umsetzung der Digital Strategie hat die Kommunikation mit den Mitarbeitern vorrang. Zielführend ist es frühzeitig die Mitarbeiter über die Digital Strategie zu informieren und einen Ausblick über die zuerwartenden Veränderungen zu machen. Welchen Beitrag jeder Mitarbeiter dazu leisten kann ist sinnvoll, denn nur so kann man sie zu Mitgestaltern des Wandel machen.

Fangen sie mit kleinen Projekten an, die aber eine große und für alle sichtbare Wirkung haben.

Beispiel: die Digitalisierung der Verdienstabrechnungsdokumente und das Bereitstellen über ein Webportal für alle Mitarbeiter.

Dafür gibt es heute sehr kosteneffektive und schnell zu implemtierende Lösungen aus der Cloud.

Anforderungen an Nutzerinnen und Nutzer

Digitale Transformation ist in der Regel zu einem guten Teil ein Prozess, der strategisch vom Vorstand bzw. der Geschäftsführung angestoßen und vorangetrieben wird. Das ist aber bei weitem nicht der einzige Entwicklungsimpuls. Die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind mittlerweile im privaten Umfeld sehr an digitale Technologien und Lösungen gewöhnt und erwarten sie in gleicher Qualität und Nutzbarkeit auch am Arbeitsplatz. Leider ist Unternehmenssoftware in vielen Fällen immer noch weit weniger intuitiv bedienbar als alles, was Menschen im Privaten nutzen. Diese Lücke lässt sich auf zweierlei Arten füllen: Anpassung der Nutzer und Nutzerinnen an die Technologie durch Training oder Anpassung der Technologie an Nutzerinnen und Nutzer durch gutes Usability-Design. Langfristig wird sich die zweite Lösung durchsetzen.

Veränderung der Arbeitsstrukturen

Die Bewältigung neuer Anforderungen im Umgang mit Technologien fällt eher leicht im Vergleich zu den Herausforderungen, die sich aufgrund veränderter Arbeitsstrukturen ergeben. Gewohnte Kommunikationswege werden verlassen, alles wird dynamischer und schneller, das, was früher gut funktioniert hat, hilft nicht mehr. So fühlen sich viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verunsichert, wenn Digitialisierung über sie hinwegrolllt. Es entsteht eine Situation der Überforderung und der Angst.

Gefühl der Selbstwirksamkeit erhalten und steigern

Psychologisch heißt das Zauberwort "Selbstwirksamkeit" (englisch: Self-Efficacy). Es sind niemals die Ereignisse allein, die Menschen verunsichern, sondern die Art, wie sie wahrgenommen werden. Wer mit einem Segelboot in eine Starkwind-Wetterlage gerät und relativ unerfahren ist, wird sich ziemlich unwohl fühlen. Erfahrene Segler wissen, was zu tun ist, und sehen dem Wind entspannter, vielleicht sogar mit einer gewissen freudigen Erregung entgegen. Der Wind bleibt der gleiche, aber das Gefühl, ob und wie ein Segler damit umgehen kann, macht den Unterschied.

Diesen Effekt kann und sollte man auch bei Digitaler Transformation und anderen großen Veränderungsprozessen im Unternehmen nutzen. Wenn Mitarbeiterinnen frühzeitig eingebunden, ihre Kompetenzen genutzt werden und sie die Transformation so weit wie möglich selbst mit gestalten können, bleibt die Verunsicherung begrenzt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können eine positive Einstellung und Motivation eintwickeln. Damit das gelingt, muss die Unternehmensleitung Vertrauen in ihre Mitarbeiterschaft entwickeln und gerade zu Beginn des Prozesses für wichtige Gespräche, Workshops und Mitgestaltung Zeit und Raum geben. Was sich zu Anfang als Verschwendung und Zeitverlust anfühlen mag, ist eine sinnvolle Investition in die Zukunft. Ansonsten geschieht es leicht, dass sich im weiteren Verlauf des Veränderungsprozesses Reibungsverluste und Widerstände hochschaukeln und größeren Schaden anrichten.