Ist die Modernisierung und Digitalisierung von Arbeitsabläufen auch für KMU sinnvoll?

Die Digitalisierung im Mittelstand ist längst überfällig. Seit Jahren gibt es zum Beispiel leistungsfähige Smartphones und Tabletcomputer wie iPhone und iPad. Trotzdem werden diese neuen Gerätegenerationen nur zögerlich und halbherzig eingesetzt. Dabei bietet die neue Technik gerade für KMU enorme Vorteile.

In den mittelständischen Betrieben sind die meisten Außendienstmitarbeiter beschäftigt. Diese Berufsgruppe profitiert am schnellsten von den revolutionären Mobilgeräten. Dennoch nutzt die Mehrzahl der mittelständischen Unternehmen die innovativen Möglichkeiten nicht aus. Oftmals liegt es daran, dass die Einführung der Geräte ohne eine zielgerichtete Agenda angegangen wird. Der Grund dafür ist, dass es an passenden Experten in den Unternehmen mangelt. Im Rahmen der anstehenden Investitionen ist es daher existenziell, als erstes in Know-How zu investieren. Dieses Know-How muss nicht zwingend in Form von Angestellten vorhanden sein. Es gibt heute eine Vielzahl an externen Experten, auf die für die Erstellung und Umsetzung der Digitalisierungsstrategie zurück gegriffen werden kann. Dabei ist es wichtig, über den Tellerrand der eigenen Branche hinweg zu sehen. Freie Experten bringen Ideen, Anregungen, Lösungsansätze und Erfahrungen aus anderen Ökosystemen mit. Bereits gemachte Fehler wiederholen sich somit nicht. Vor dem Blick in die Zukunft muss erst die Reflexion auf die vergangenen Arbeitsabläufe stehen. Erst dann können die Innovationen der Gegenwart und Zukunft umgesetzt werden. Und die sind so vielfältig, dass sie nicht ohne externe Hilfe umgesetzt werden können. Egal, ob es um die Vernetzung von Geschäftsfeldern, Social Media, Big Data oder dem Internet der Dinge (Industrie 4.0) geht. Alle neuen Möglichkeiten kann kein Unternehmen auf einen Schlag umsetzen. Bedeutend ist es, den richtigen Anfang zu finden. Ist der erste Schritt getan, sind erste Erfolge zu erkennen, fällt es leichter, den eingeschlagenen Weg weiter zu gehen. Dabei bleibt keine Branche außen vor. Egal ob Einzelhändler, Bäcker, Handwerker und jede andere Branche. Die Digitalisierung bietet allen Unternehmen Optimierungspotenzial.

Lassen Sie sich dabei nicht abschrecken. Denn letztlich ist der Einsatz der Technik nur Mittel zum Zweck auf dem Weg zur Optimierung von Arbeitsabläufen. Egal, ob von Menschenhand oder Maschinen gearbeitet wird. Wichtig ist, den richtigen Anfang zu machen. Nach und nach wird ein Unternehmen dann zu einem aktiven Gebilde, welches sich in Zukunft schneller auf veränderte Situationen einstellen kann. Treibt ein Betrieb die digitale Revolution planvoll voran, hat das nicht nur Vorteile für langjährige, erfahrene Mitarbeiter, sondern lockt auch frisches, kreatives Blut ins Unternehmen. So entsteht ein Kreislauf, der die Firma jung und innovativ hält. Die Digitalisierung bietet viele Facetten.

Modernisierung und Digitalisierung von Arbeitsabläufen führen in der Regel zu einer größeren Produktivität. Mit einer Digitalisierung können Unternehmen ihre Abläufe optimieren und Kosten senken.

Was jedoch nicht außer Acht gelassen werden darf ist, dass die digitale Transformation es erforderlich macht, alte Strukturen zu überdenken und diese neu zu formieren. Dies kann bei einem alteingesessenen Unternehmen zu gewissen Schwierigkeiten führen.

Insgesamt gesehen hat jedoch die Modernisierung und Digitalisierung von Arbeitsabläufen mehr Vorteile als Nachteile.

Solange ein Unternehmen nicht ein absolutes Alleinstellungsmerkmal besitzt und konkurrenzlos auf dem Markt ist, ist es absolut sinnvoll, Arbeitsabläufe zu modernisieren und zu digitalisieren. Daraus können Effizienzgewinne entstehen, die das Unternehmen langfristig am Markt erfolgreicher machen. Wesentlich wichtiger ist jedoch, dass eigentlich in jedem Digitalisierungsprozess, den ich bisher begleitet habe, jeweils auch ganz neue Marktchancen entdeckt worden sind, die bisher vollkommen ungenutzt geblieben sind. Es lohnt sich also, nicht nur bestehende Abläufe zu digitalisieren, sondern grundsätzlich darüber nachzudenken, welche Vorteile digitale Produkte, Services und Prozesse für ein KMU haben kann.

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist es wichtig, ein paar Regeln einzuhalten, damit die Digitalisierung nicht nur erfolgreich wird, sondern auch im Rahmen vertretbarer Investitionen bleibt.

• Analysieren Sie genau, was sie eigentlich brauchen und was nicht.
   
• Machen Sie sich Gedanken darüber, was ihr Unternehmen strategisch im digitalen Raum erreichen will. Seien Sie ruhig visionär.
   
• Digitalisierung ist nicht gleichzusetzen mit dem Kauf und der Inbetriebnahme von Hard- und Software, sondern die Prozesse sollten zuerst perfektioniert werden und danach eine passende Software gewählt werden.
   
• Fangen Sie klein an, testen Sie, sammeln Sie Erfahrungen, passen Sie an und gehen Sie dann Schritt für Schritt weiter. Das senkt das Risiko und erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit. Zu dieser schlanken Vorgehensweise habe ich auch beim Springer-Verlag 2016 unter dem Titel Lean Digitization ein Buch veröffentlicht.
   
• Nehmen Sie frühzeitig ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit ins Boot. gerade in kleinen und mittleren Unternehmen sind sie diejenigen, die für den Erfolg einer Digitalisierungsstrategie überproportional verantwortlich sind.
   
• Achten Sie darauf, dass während der gesamten Digitalisierungsphase ihr Standardbetrieb aufrechterhalten bleibt. Gutes Projektmanagement ist das A und O.