Wie können Einkaufskosten nachhaltig gesenkt werden?

Zuerst sollten die Einkaufskosten bzw. der Wert für das Unternehmen definiert werden. 

dazu dient der total cost of ownership Ansatz oder die Definition von Mehrwert für das jeweilige Unternehmen: Verkürzung der Lieferzeiten, bessere Qualität, etc.

bitte nicht nur an die Einstandspreise denken. Zugegebenermaßen sind die zwar einfach messbar, aber leider meistens nicht die ganze Wahrheit.

Es sollten dann Warengruppen/Beschaffungsmarktgruppen definiert werden und für diese Beschaffungsmarktgruppen Strategien erstellt werden. Dabei werden dann die Anforderungen an die optimalen Lieferanten definiert, die sich dann in der Lieferantenbewertung wiederfinden.

Die größte Schwierigkeit ist häufig, die Anforderungen der internen Kunden des Einkaufs zu hinterfragen und eine echte Business Partnerschaft aufzubauen.

In meinem Bereich Facility Management geht es nicht um die Senkung der Einkaufskosten. Im Bereich FM geht es um die Verbesserung der Sekundärprozesse im Rahmen der Wertschöpfung. Durch die Verbesserung der Sekundärprozesse wird Mehr.Wert geschaffen und der EBIT des Unternehmens verbessert. Dafür benötigt man aber bessere und damit teurere Dienstleistungen, die locker aus dem Mehr.Wert finanziert werden können. 

Am wichtigsten ist es ein sehr genaues Anforderungsprofil der Ware oder der Dienstleistung , die man einkaufen will zu erstellen. Hier werden die größten Fehler gemacht, da der Einkauf sich mehrere Optionen offen lassen will,oder weil keine Detailkenntnis der Beschaffungsmärkte vorliegen, werden nicht alle Anforderungen im Profil erfasst. Das vom Lieferanten erstellte Angebot läßt somit Interprätationsspielraum und wird ungenau/unpassend/falsch berechnet.

Zweiter Punkt ist die Detailkenntnis des Beschaffungsmarktes. Welcher Lieferant/Dienstleister kann welche Produkte/Dienstleistung anbieten. Wie sind seine Kosten strukturiert und wie ist er mit seinem Produkt im Markt aufgestellt.....

Dies sind nur 2 der wichtigsten Punkte aus einem ganzen Katalog von Antworten auf die obige Frage.

Die naheliegende Antwort auf diese Frage wäre sicherlich: durch gute Verhandlungen oder die Bündelung von Einkaufsmacht.

Die nachhaltige Senkung von Einkaufskosten ist allerdings deutlich Vielschichtiger. Tatsächlich wird der Preis einer Ware oder Dienstleistung im Wesentlichen bei der Definition festgelegt:
Wenn ich goldenen Wasserhähne fordere, dann kann ich diese zwar zu einem tollen Preis beschaffen, aber es sind immer noch goldene Wasserhähne. Tatsächlich hätte es ein einfacher Wasserhahn warscheinlich auch getan. Und in einer gemeinsamen kreativen Session wäre man evtl. sogar darauf gekommen, dass es ein Eimer auch tut.

1. Design

Die nachhaltige Senkung von Einkaufskosten bedeutet deshalb immer, dass alles hinterfragt wird. Brauche ich das wirklich und brauche ich es wirklich so? Hierfür Bedarf es entsprechend zusammengestellter Teams, die jedes Projekt, jedes Produkt, jede Dienstleistung hinterfragen und gemeinsam nach (neuen) Lösungen suchen. Unter Teilnahme des Einkaufs!

2. Einkauf

Als weiteren Schritt wird natürlich eine starke strategische Einkaufsorganisation benötigt. Ein Einkauf, der die Lieferanten, Warengruppen, Verträge und Märkte im Blick hat. Der weiß, was, wann, wo, in welcher Menge und in welcher Güte beschafft werden soll. Ein Einkauf, der effiziente Tools und effektive Prozesse hat. Und ein Einkauf der sich an diese kleinteilige und mühsame Arbeit traut und sie zu meistern weiß!

Wie können also Einkaufskosten nachhaltig gesenkt werden? Nicht durch Einmalaktionen sondern durch eine kontinuierliche Einkaufsarbeit!

Definieren wir "Einkaufskosten" als die Summe des Preises für die Beschaffungsobjekte zuzüglich der Kosten für die Beschaffung selbst, ergeben sich zwei Ansätze:

- Senkung der Preise für die Beschaffungsobjekte 

- Optimierungs des Beschaffungsprozesses

- Aufsetzen eines Monotoring, um Veränderungen rechtzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten zu können.

Hierzu gibt es verschiedene Ansätze. Meine Top5 sind:

- Systematisches Warengruppenmanagement

- Produktkostenanalyse

- Wertanalyse im interdisziplinären Team und/oder Lieferanten

- Entfeinerung von Spezifikationen mit der Technik

- Analyse Bestandsparameter und Abschluss von Rahmen(abruf)aufträgen

Definition of proper strategic KPIs and strictly follow up by management, e.g. reduction of headcount in purchasing department by targetting 0.7% purchasing best in class costs from total purchasing volume.

Durch Beantwortung der 7 W-Fragen und deren konsequenten Umsetzung.

Anders formuliert durch eine strukturierte Analyse des tatsächlichen Bedarfs und der Betrachtung der alternativen Bedarfsdeckungsmöglichkeiten. Transparente Entscheidungsfindungen, definierte Aufgabentrennung zwischen Bedarfsträger und Einkauf und eine nachdrückliche Unterstützung durch das Management sind wesentliche Erfolgskomponenten. 

Standards wie Prozesskosten, Bedarfsbündelung, Vermeidung von Meverick Buying etc. sind hierbei immer hilfreich.

In meinem Umfeld (Medien & Fachinformation) können durch Bündelung in der Beschaffung (single sourcing) durch einen Lieferanten und der Einführung von digitalen Lösungen (eProcurement) schnell und nachhaltig signifikante Einsparungen im direkten und indirekten Einkauf erzielt werden. Dies konnte ich in vielen Mandaten bei Kunden (KMUs und Konzerne) erfolgreich und meßbar umsetzen.

Hierzu habe ich einen standardisierten Prozess eingeführt, welcher auf anerkannte Studien im Einkauf aufgesetzt worden ist.

Dieses Verfahren ist sehr erfolgreich, so dass meine Beratungsleistung mit Ausnahme einer einmaligen Reisepauschale zur Mandatsbesprechung ausschließlich auf Basis der Einsparseffekte honoriert werden (keine direkten Beratungskosten).