Was ist aus datenschutzrechtlicher Sicht beim Austritt eines Mitarbeiters zu beachten?

Konkret hängt die Beantwortung dieser Frage von der Größe und dem Zuschnitt des Unternehmens ab, aber auch dem Tätigkeitsbereich des Mitarbeiters.

Grundsätzlich ist auch die Verpflichtung zu beachten, dass wichtige Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Hiernach müssen die Daten einer sicheren Vernichtung zugeführt werden.

Erst einmal sollte der Arbeitnehmer, egal ob Kündigung, Renteneintritt oder Aufhebungsvertrag aufgefordert werden, seine personenbezogenen Daten aus dem Firmensystem selbst zu löschen. Dies natürlich nach Rücksprache mit der IT-Abteilung. Gegebenenfalls handelt es sich hier um E-Mail Postfächer, Ordner mit eigenen Dateien oder persönliche Rufnummern.

Der Arbeitgeber selbst ist zur Löschung nicht bzw. nur nach Einwilligung berechtigt.

Generell sind Daten zu löschen, wenn der Zweck ihrer Speicherung erreicht ist.

Gerne übersehen wird die Aktualisierung von Profilen etwa in Xing oder LinkedIn. Auch hier ist aus Sicht des Arbeitgebers dazu zu raten, wenn der Mitarbeiter nicht zeitnah eine Änderung herbeiführt, den Mitarbeiter entsprechend aufzufordern.