Wie kann durch den Einsatz von Outlook die Produktivität im Büroalltag verbessert werden?

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Antwort von Otmar Witzgall
Bestseller-Autor und Produktivitäts-Trainer für Microsoft Outlook Internet Marketing Training Dresden

Dazu gibt es eine Reihe von Möglichkeiten:

  • E-Mail - Management verbessern - damit kann man einen Monat pro Arbeitsjahr an .Zeit gewinnen (dafür habe ich eine Videoserie gemacht mit dem Titel die „4-Schritte-E-Mail-Formel®“.
  • Optimale Konfiguration der Funktionen, die man in Outlook häufig nutzt - über Multifunktionsleiste und Anpassung der Symbolleiste für den Schnellzugriff.
  • Unterordner auflösen und dafür mit Kategorien arbeiten - macht das Arbeiten einfacher und ist flexibler.
  • Outlook als Schaltzentrale ihres PC's: mit der Funktion "Verknüpfungen"  z.B. Programme aufrufen und Dateien öffnen; auch Links im Internet öffnen und Surfen; Projektverwaltungen.
  • Mit Vorlagen arbeiten - allein oder im Team
  • Mit QuickSteps und Regeln arbeiten.
  • E-Mails als Termine und / oder Aufgaben umwandeln - funktioniert in allen Richtungen - mit Drag & Drop oder Tastaturbefehle
  • Dateien aus dem Explorer in Terminen oder aufgaben verknüpfen.
  • E-Mail - Verkehr / - Verlauf über Personenbereich bei entsprechenden Kontakten nachschauen
  • Gebrauch von Shortcuts / Tastaturbefehle zum Ausführen von Befehlen und schneller Navigation.
  • Mit Suchordnern arbeiten.
  • mit Regeln arbeiten.
  • Unternehmensdaten kontrollieren mit wiederkehrenden Terminen.
  • Termin-, Aufgaben- und Kontaktlisten in 5 Sekunden nach Excel exportieren.
  • Termine und Aufgaben in Excel anlegen und in Outlook importieren
  • mit OneNote und/oder Evernote zusammen arbeiten
  • ...

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