Wo liegen die Schwachstellen im Finanz-und Rechnungswesen bei kleineren und mittleren Unternehmen und wie können diese behoben werden?

Eine permanente Analyse aller Daten des Rechnungswesens, Controlling, Auftragsmanagements sowie des Supply Chain Managements ist wichtig um ein Unternehmen auch kurzfristig effektiv erfolgreich ausrichten zu können. KMU's priorisieren Tätigkeiten im operativen Umfeld. Aus taktischen und strategischen Überlegungen sollte ein Instrument ähnlich der Balanced Scorecard in jedem Unternehmen Einzug halten.

KMUs haben eine Reihe von denkbaren Problemen, die hier nur exemplarisch angerissen werden können.

Zuerst stellt sich bei bargeldintensiven Betrieben (mehr als 10% Barumsätze) die Frage nach einer ordnungsgemäßen Kassenführung. Spätetens mit Einführung der GoBD (1.1.2015) verstehen die Betriebsprüfer hier keinen Spass mehr. Formale Fehler in der Kassenführung, zuvorderst ein nicht täglich gezählter Kassenbestand, führen zu wenigstens 2% Umsatzzuschätzung. Üblich sind bei einem fehlenden Kassenbuch oder einer nicht nachvollziehbaren Kassenführung bereits 10% Zuschätzung. Das nimmt schnell existenzgefährdende Ausmaße an.

Dies setzt sich in der Rechnungslegung fort. Der formale Aufbau einer Ausgangsrechnung sollte kein Geheimnis mehr sein. Fehler führen schnell zu Stress mit den einenen Gewerbekunden, weil dort der Vorsteuerabzug bei formalen Rechnungsfehlern versagt wird. Wer seine Rechnungen in Word oder Excel schreibt, hat auch im Falle einer Betriebsüprüfung Stress. Das ist nicht revisionssicher und folglich nicht erlaubt. Die Speicherung muß zwingend wenigstens im PDF-Format erfolgen; nur ein Rechungsmuster darf in Word oder Excel vorliegen.

Weiter geht es mit der Monats- oder Quartalsauswertung, die vom Steuerberater kommt. Diese sollte individualisiert werden, also möglichst auf die Branche angepasst werden. Sind die Erlöse nur nach Steuerarten (19%, 7% und 0% bzw. nicht steuerbar) unterteilt, sind Schwankungen im Jahreslauf gegenüber Geldgebern (Banken, Leasinggesellschaften oder auch Lieferanten) nur schwer erklärbar. Stattdessen kann man eine BWA auch gut zur Geschäftssteuerung einsetzen, wenn ein klein wenig Zeit in die Kontengliederung investiert wird.

Selbstredend können Planzahlen in eine solche Auswertung integriert werden. Wer mit einem Businessplan in der BWA bei seiner Bank vorspricht, bekommt Pluspunkte beim bankinternen Rating. Das wirkt sich letztlich auch auf den Zinssatz aus.

Gerade Kleinbetriebe scheuen den Weg zum Steuerberater und basteln selbst oder mit semiprofessioneller Hilfe an der eigenen Buchhaltung herum. Das Erstgespräch beim Steuerberater ist immer kostenfrei. Mehrere Gespräche mit unterschiedlichen Beratern helfen auch hier zu einem guten Preis, der für viele Unternehmen überraschend niedrig liegen wird.

Steuerberater haben häufig auch Systeme im Einsatz, die eine kostensparende Vorerfassung der Buchungen durch den Unternehmer zulassen. So hat man Beides: Niedrige Kosten und die Sicherheit, von einem Profi in diesem wichtigen Feld begleitet zu werden.

Zu einem geordneten Buchwerk gehört auch eine abgestimmte OPOS-Liste, die offene Forderungen und Schulden ("Verbindlichkeiten") namentlich zuordnet. So haben Sie quasi auf Knopfdruck einen Überblick.

Bleibt noch der Zeitpunkt. Buchhaltungen sind schnell zu erstellen. Für eine betriebswirtschaftliche Analyse taugen Auswertungen, die zwei Monate später kommen, ebensowenig wie Vergangenheitsbewältigung anhand der Jahresabschlusszahlen. Der Fehler liegt hier häufig auf beiden Seiten: Ein Unternehmer, der Unterlagen erst spät einreicht und ein Berater, der allein auf den Abgabetermin der Umsatzsteurvoranmeldung schielt.

Wer ist insgesamt verantwortlich? Da es um Fragen der Unternehmensführung geht, der Unternehmer selbst. Wer nicht fordert, fördert Stillstand. Also "unter-nehmen" Sie was.