Wie geht am besten mit Projektverzögerungen um?

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Antwort von Thomas Walenta
Board Director (Aufsichtsrat) Hochschule Darmstadt Hackenheim

Projektverzögerungen sollten nicht überraschend kommen, sonder durch regelmässiges Risikomanagement frühzeitig erkannt werden. Dann können Gegenmaßnahmen evtl. noch rechtzeitig ergriffen werden.

Sich abzeichnende Verzögerungen sollten den Stakeholdern (Auftraggeber, Team, Kunde) mitgeteilt werden, am besten mit angedachten Gegenmaßnahmen. Wenn das Projekt keine Gegenmaßnahme aus eigener Kraft (Budget, Resourcen, Kenntnisse) findet, sollte das Risiko eskaliert werden und der Auftraggeber / der Lenkungsausschuß um Hilfe gebeten werden. Diese Hilfeanfrage geschieht am besten als Entscheidungsvorlage mit verschiedenen Optionen und wird vorab abgestimmt.

Projekttechnisch werden Verzögerungen aufgefangen durch Reduktion des Leistungsumfangs oder durch Erhöhung der Ressourcen bzw. Kosten. Auch Änderungen in der Vorgehensweise können Zeitpläne verkürzen, z.B. durch Überlappung von Aufgaben, die ursprünglich sequentiell geplant waren oder durch Vergrößerung des Teams in kritischen Aktivitäten.  Da ein Zeitplan oft am Projektstart aufgestellt wird, wo die Unsicherheit über das Projekt noch am größten ist, eine Verzögerung aber im Projektverlauf auftritt, wenn der Projektleiter und das Team das Projekt und die Schätzungen realistisch beurteilen können, kommt auch eine Überarbeitung der Schätzung und Zeitplanung in Frage.

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Antwort von Astrid Kuhlmey
Coachin, Mediatorin Berlin

... das ist eine sehr umfassende Frage, denn das höngt auf jeden Fall von der Verzögerung ab. Egal, wie immer sie entstanden ist und was die Konsequenzen sind (beides sollte geklärt werden), auf jeden Fall ist der Auftraggeber zeitnah zu informieren, und zwar durchaus auch dann schon, wenn Ursachen und Konsequenzen noch nicht ausreichend beleuchtet sind und viele Fragen des Auftraggebers zunächst offen bleiben werden.

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Antwort von Thorsten Reichert
Projekt- und Prozessmanagement-Berater und -Trainer Rheinberg

Projektverzögerungen sind eher die Regel als die Ausnahme. Das liegt i.d.R. weder an der Kompetenz des Projektleiters, noch an der Qualität des Plans, sondern vor allem an der Tatsache, dass jeder Plan eine Ansammlung von Annahmen und Schätzungen darstellt und es in der Realität meistens anders kommt. Außerdem gibt es immer wieder (z.T. berechtigte) Ergänzungs- und Änderungswünsche, mit denen sich das Projektteam auseinandersetzen muss.

Das kostet alles Zeit, die vorher nicht oder zu wenig eingeplant war. Natürlich kann man jede Planung mit fetten Zeitpuffern ausstatten. Das macht aber nur in dosiertem Umfang und mit konkreten Bezügen zu Risiken Sinn. Ansonsten machen diese Puffer ein Projekt bzw. entsprechende Realisierungskonzepte/-angebote zeitlich unattraktiver – entweder Sie bekommen den Auftrag nicht, oder das Projekt wird gar komplett gestrichen.

Die zentrale Frage bei Projektverzögerungen lautet eher: was sind die Konsequenzen daraus?

Handelt es sich um zeitlich unkritische Aktivitäten (mit Puffer), die erforderlichen Ressourcen stehen weiterhin zur Verfügung und dies ohne Mehrkosten (Festpreis)? Dann ist die Verzögerung akzeptabel so lange dies so bleibt.

Andernfalls muss abgewogen werden, was nun wichtiger ist:

  • Geplanten Termin einhalten (weil auf dem kritischen Pfad)? Wie können wir die verzögerte Aktivität oder Folgeaktivitäten beschleunigen, um die Verzögerung zu kompensieren?
  • Die Ressourcen stehen aufgrund der Verzögerung bald nicht mehr zur Verfügung, was zu weiteren Verzögerungen führen würde? Wie können wir die verzögerte Aktivität oder Folgeaktivitäten beschleunigen, um die Verzögerung zu kompensieren?
  • Die Verzögerung (oder deren Kompensation) führt zu Mehrkosten, die mein Budget sprengen? Wie kann ich die benötigte Leistung oder deren Erbringung so optimieren, dass weniger Ressourcen und / oder weniger Zeit erfordert werden?

Das wichtigste bei Projektverzögerungen ist jedoch gleich zu beginn, dass ich diese als Projektleiter überhaupt rechtzeitig mitbekomme und gegensteuern kann. Je früher ich Verzögerungen erkenne, umso effektiver kann ich noch dagegen angehen - also brauche ich stets den Überblick über den Stand meines Projekts.

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