Wie erstellt man einen Projektstrukturplan?

Strukturierung: Der Strukturplan beinhaltet alle Arbeitspakete.
Unterschieden wird zwischen funktions- und objektorientierten Strukturplänen. Der objektorientierte Strukturplan umfaßt die teilebezogenen Arbeitspakete (z.B. bei einem Auto Steuerung, Bremse, Sicherheitsgurte), und der funktionsorientierte beschreibt die zu leistenden Arbeiten (bspw. Qualitätssicherung, Montage, Detailkonstruktion).
Gemischtorientierte Strukturpläne vereinen in sich beide Arten von Angaben.

Der Strukturplan vermittelt einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben in einfacher und verständlicher Form.

So wird ein Strukturplan erstellt:

• Sammeln Sie alle Komponenten
• Fassen Sie die Komponenten zu jeweils übergeordneten Systemen zusammen
• Führen Sie die Zusammenfassung ggf. auf mehreren Ebenen durch
• Sammeln Sie alle Tätigkeiten
• Gruppieren Sie diese wie die Komponenten.

Einen Projektstrukturplan, oder auch kurz PSP, erstellt man am besten gemeinsam mit den Projektteam-Mitgliedern, da eine einzelne Person selten das dafür erforderliche Wissen in sich vereint.

Außerdem bekommt der PSP, der ja eine gemeinsame (inhaltliche) Landkarte von dem Projekt sein soll, an der sich alle orientieren können und sollen, auf diesem Wege erheblich mehr Akzeptanz von denen, die ihn später auch anwenden sollen - dem Projektteam.

Das dafür erforderliche Handwerkszeug sind Pinnwände, Metaplankarten und dicke Stifte. Wie in einem Brainstorming schreiben alle Teammitglieder die aus ihrer Sicht erforderlichen Arbeitsinhalte auf - pro Inhalt eine Karte. Ganz wichtig: es geht um Arbeitsinhalte, wie z.B. "Stahlbau Gebäude A" oder "Konstruktion Maschine B" oder auch Projektmanagementinhalte wie "Terminplan erstellen". Oft wird der Fehler gemacht, dass Abteilungsnamen oder Funktionen wie "Einkauf" oder "Jurist" formuliert werden. Da es sich aber nicht um ein Organigramm, sondern um einen PSP handelt, sollte anstelle von "Einkauf -> Beschaffungsaktivitäten" und anstelle von "Jurist -> Vertragsprüfung" formuliert werden.

Dann werden alle Karten in eine sinnvolle Struktur gebracht: was gehört zusammen, was ist größer und gehört als Überschrift nach oben in der Struktur und was ist kleiner bzw. Teil eines größeren Inhalts und kommt weiter nach unten. Das ist eine insgesamt wichtige, aber auch manchmal kontroverse und anstrengende Diskussion. Diese Diskussion ist aber wichtig, um späteren Missverständnissen vorzubeugen. Das Ergebnis ist ein Baumdigramm mit dem Projekttitel ganz oben, darunter die Teilprojekte und darunter die entsprechenden Arbeitspakete.

Dieser Daurchlauf dauert 1 - 2 Stunden.

Da in diesem Prozess auch mal etwas vergessen werden kann, sollten Sie den ersten PSP erstmal an die Seite stellen und am nächsten Tag bzw. mit etwas Abstand die gleiche Übung wiederholen - denn meist ergibt sich nun schon mit etwas Routine im zweiten Anlauf ein etwas anderes Ergebnis. Ggf. lohnt sich auch ein dritter und vierter Anlauf, vielleicht sogar mit wechselnden Teilnehmern. Danach stellen Sie alle erarbeiteten PSP nebeneinander und erkennen, was Ihnen und dem Team jeweils am sinnvollsten erscheint - vom 1. PSP die Ebene der Teilprojekte, vom 2. PSP ein weiteres Teilprojekt und aus allen drei PSP die Summe der Arbeitspakete.

Das klingt etwas mühselig und zeitraubend - aber es lohnt sich, denn nach diesem Vorgehen haben Sie und Ihr Team einen gemeinsamen, nach aktuellem Stand akzeptierten und vollständigen PSP. Natürlich werden Sie im Projektverlauf immer wieder neue Inhalte ergänzen und auch mal strukturelle Änderungen vornehmen. Aber Sie haben mit diesem ersten PSP eine sehr gute Basis für Ihren Projekterfolg geschaffen, denn aus diesem zentralen Dokument leiten sich ja weitere wichtige Dokumente ab, wie Terminplan, Kostenplan, Risiken usw.

Man nimmt einen Block post-it-Etiketten und schreibt jede Aufgabe, die einem spontan einfällt auf einen Zettel. Einzige Regel ist, dass die Formulierung der Aufgabe immer aus Prädikat und Objekt (Hauptwort und Tätigkeitswort) besteht. Danach werden die Klebezettel auf einem Flipchart hierarchisch sortiert und entsprechend Logik und gesundem Menschenverstand um weitere Klebezettel ergänzt. Fertig ist die Grundstruktur des Projektstrukturplanes. Danach werden noch Aufwand, Zeit und Ressourcen pro Aufgabe vermerkt und der Plan ist komplett. Der letzte Schritt sollte aber sinnvoller Weise schon per Software erfolgen. 

Spontan möchte ich antworten: "am besten gar nicht". Aber das ist natürlich zu plakativ. Pläne und vor allem der Planungsprozess sind wichtig, um ein Gefühl für das Projekt zu erlangen und sie ein unverzichtbares Medium zur Abstimmung mit Team und anderen Stakeholdern. Im Operativen sollten sie einen Rahmen setzen, bei dessen Verlassen "eine Warnlampe blinkt" und gleichzeitig doch die notwendige Flexibilität haben, Dinge zu verändern, wenn erforderlich  - quasi eine Art Leitplanke. PSP ist mir persönlich zu starr und unterstützt Detail-Verliebheit, dies begünstigt ein starres Festhalten am (eigentlich nicht mehr machbaren) Plan. Wer es dennoch einsetzen möchte / muss, eine schöne beschreibung findet sich bei Ottmann et alii, Projektmanager, im Abschnitt C4 (mein Exemplar ist aus 2005).

Der Projektstrukturplan folgt immer einer Logik (z. B. objektorientiert oder funktionsorientiert), die vorher quasi als Leitgedanken der Struktur dienen sollte. Bei der Erstellung sollte das den Projekt-Mitarbeitern offen gelegt werden.

Zur hierarchischen Gliederung eines Projektes wird ein  Projektstruktur­plan (PSP) erstellt. Ein PSP ist eine Übersicht, die alle zum Erreichen des Projektziels not­wendigen Bestandteile (Teilprojekte, Arbeitspakete) ent­hält. Der PSP wird von den Mitgliedern des Projekt­teams erarbeitet.

Neben den einzelnen Arbeitspaketen (AP) enthält er auch die Namen der AP-Verantwortlichen für deren Durchführung sowie eine logische, projekt­adäquate Codierung.

Durch die graphische Darstellung der Aufgaben kann der gesamte PSP relativ einfach auf Vollständigkeit hin überprüft werden - auch von Fach­leu­ten, die bei der Planung selbst nicht mitgewirkt haben. Dieses ist auch die wichtigste Funktion des PSP - eine möglichst vollständige Auflistung aller zur Erreichung des Projektszieles notwendigen Aufgaben.

Weitere Vorteile:

• Der PSP führt zu einer Unterteilung des Gesamtprojekts in kleinere, leichter über­schaubare Bestandteile und hilft somit, die Komplexität zu reduzieren und in den Griff zu bekommen.
• Der PSP fördert ganzheitliches Denken, da hier immer das ge­samte (Teil-) Projekt abgebildet ist.
• Der PSP ist sehr einfach zu verstehen, deshalb eignet er sich auch für Prä­sentationen. Er ist ein hervorragendes Kommunikationsmittel, in dem je­des Projektmitglied sofort seinen Beitrag zum Gesamtprojekt erkennt.