Welche Gründe sprechen für eine Rückführung von outgesourcten Dienstleistungen ins eigenen Unternehmen?

Bei doieser Frage muss man differenzieren, um welche Dienstleistung es sich handelt. Einfache Dienstleistungen, wie z.B. Reinigungsdienste" sind anders zu bewerten als hochwertige Dienste wie z.B. Konstruktions- oder Entwicklungsleistungen. Es geht darum, Know How im Hause zu behalten bzw. ins Haus zurück zu führen.

Authentizität. Ehrlichkeit. Transparenz. Outsourcing mag auch Vorteile haben, aber viel transparenter und näher dran ist es, die Leistungen im eigenen Unternehmen zu erbringen. Immer mehr Kunden fragen das nach.

Backsourcing ist dann interessant wenn Sie neue Geschäftsmodelle einführen, eine Optimierung der Betriebsabläufe durchführen oder die Dienstleistung eine strategische Funktion für das Untrernehmen darstellt.

Wie immer - es kommt darauf an!

Hier ein Quick-Check:

1. Sind die Dienstleistungen am Markt schwer verfügbar?

2. Wird besonderes Spezialwissen gebraucht?

3. Ist das Wissen sensibel / geht es um Betriebsgeheimnisse?

4. Sind die Dienstleister nur mit grossem Aufwand zu managen und zu briefen?

5. Entspricht die Qualität der Dienstleister nicht Ihrem Leistungsanspruch?

6. Kann die Dienstleistung nur überproportional teurer extern eingekauft werden?

7. Ist ein Aufbau des Wissens im eigenen Unternehmen effizient, kann langfristig gewährleistet werden (Weiterbildung) und kann positive Effekte auf andere Bereiche haben?

5 mal mit JA geantwortet? Dann sollten Sie darüber nachdenken.

Restrukturierung der bisherigen Prozesse durch Outgesourcste Experten mit Ihren Dienstleistungs-Portfolio. Shopfloor-Management , Leitung von Veränderungsprojekten , Post Merger Integration, Good Manufacturing Practice, Fabrikstrukturplanung , Experte für Projektsteuerung

Auf jeden Fall sollten Kernkompetenzen im Unternehmen bleiben und ggf. wieder zurück geführt werden. Abhängigkeiten bei Kernkompetenzen von externen Dienstleistern müssen vermieden werden.

Dann spricht eine mangelnde Zuverlässigkeit des Lieferanten zumindest für eine Veränderung und auch hier evtl. für eine unternehmensinterne Lösung.

Weiterhin könnten Veränderung im Unternehmen ein Grund sein, eine früher getroffene Entscheidung zum Outsourcing zu prüfen und ggf. zu ändern.

Kostengesichtspunkte spielen m.E. keine wesentliche Rolle. Outgesourcte Leistungen sind häufig zumindest vordergründig billiger - es lohnt es sich aber, die gesamte Prozesskette zu betrachten. Daraus könnten sich dann auch Gründe für eine Rückverlagerung ergeben.

- KnowHow im Haus behalten bzw. wieder aufbauen

- Abhängigkeit vom Outsourcingunternehmen beenden

- Gemeinsame Outsourcingziele wurden nicht erreicht

- "Mitarbeiterfalle" entgehen, d.h. auch junge Mitarbeiter sind mit dem Themenbereich vertraut (und nicht nur ältere MItarbeiter,  was bei "Verrentung" zu Problemen führt)

Die Rückführung oder auch Insourcing genannt geschieht im Wesentlichen aus 3 Gründen. Zum einen Unzufriedenheit mit dem bisherigen Dienstleister und 2. Minderauslastungen im eigenen Haus und 3. aus dem technischen Fortschritt heraus

Im Falle der Unzufriedenheit mit dem Dienstleister, oft zu beobachten in Fällen des Near- und stärker Offshoring, besteht der Wunsch, die bisherigen sprachlichen und kulturellen Differenzen, die sich in Fehlerhäufigkeiten und fehlender Termintreue äußern, vermeiden zu können. Hier ist jedoch zu beachten, dass bei Rückführung ins eigene Haus selten fertige Strukturen bestehen, so dass die Auslöser für die Rückführung erneut als Fehler  auftreten können. Ein striktes Management des Servicepartners und/oder ein Austausch des Servicepartners ist hier oftmals die bessere Variante.

Im zweiten Fall der Minderauslastung besteht der Wunsch, eigene Mitarbeiter mit freien Kapazitäten besser auslasten zu können, so dass Kündigungen vermieden werden können. Insb. in Zeiten des Fachkräftemangels eine Option, um wertvolle, verdiente und top ausgebildete Mitarbeiter nicht zu verlieren. Dies scheint jedoch nur vordergründig von Vorteil zu sein, denn in den meisten Fällen bringen die Mitarbeiter nicht die notwendigen Qualifikationen mit, um die ingesourcten Aufgaben übernehmen zu können.

Im dritten Fall stehen wir noch am Anfang. Jedoch werden in kurzer Zeit RPA-tools in hohem Maße externe Dienstleister gerade in administrativen Prozessen (HR und F+A) den Rang ablaufen, so dass die zujkünftige Frage nicht mehr lautet: make or buy sondern buy RPA and make it

Gegenfrage: Warum wird diese Frage gestellt? Die Antwort ist gleichzig die Antwort auf obige Frage.

Weitere Gründe:

• man ist mit dem Dienstleister nicht zufrieden
• die Kosten laufen aus dem Ruder
• Unflexibilität in der Diensterbringung
• man kann zu wenig Einfluss auf Veräderungen nehmen 
• Veränderung dauern zu lange
• Anpassungen sind zu teuer
• die ougesourcte Dienstleistung entwickelt sich zur Kernkompetenz
• die SLAs (Service Level Agreements) sind nicht gut definiert
• SLAs werden nicht gemessen und nachgehalten
• ...

Die Frage ist zunächst etwas breit formuliert.

Outgesourct werden oftmals die

IT-Leistungen, Cloudlösungen und Serverbenutzung- und haltung.

Ein Grund die outgesourcte Leistung wieder zurückzunehmen, könnte sein, dass

man endlich überaus fähige neue Experten einstellen konnte, welche beispielsweise auch in der Situation von Expansionen ein effizientes und tragfähiges Team zusammenzustellen, welches auch die interne Kundenorientierung besser meistern kann als ein Firma mit MA, die zum einen örtlich weit entfernt sind und zum anderen nicht die Identifikation mit den Zielen des eigenen Unternehmens haben, wie die in der Fima interaktiv arbeitenden IT-Experten.

Zudem sind die Preise teilweise horrent für diese externen Dienstleistungen gestiegen, so dass interne Mitarbeiter nach erfragtem Kostenvoranschlag, der teilweise bis hin zu 20.000 Euro pro zu erledigende Aufgabe rangiert, dann erstmal an die eigenen Experten delegiert wird.

Bsp. das Controlling braucht dringend Auskünfte darüber, welchen Anteil an den von den Kunden in Anspruch genommenen Leistungen (auch Buchungen) vom Handy aus gemacht werden - und hier mit welchen Systemen - oder über tabletts, Computer, oder Laptop.

Der Mitarbeiter hat diese Extraaufgabe in einer kurzen Zeit reliable erledigt und 20.000 Euro wurden eingespart.

Ein weiterer Grund, eine outgesourcte Dienstleistung zurückzunehmen kann sein, dass durch das Einbinden eines erfahrenen externen Beraters, eine Zielerreichungseffizienz - auch in Abteilungs-integrativer Sicht- im Unternehmen besser ist, als mit der Kooperation der externen Firma.

Nehmen wir das folgende Bild:

Ein Koordinatenkreuz mit x= max. gesamte strategische Zielerreichung (Bsp. Exansion)

y = gebrauchtes Zeitspektrum

die einzelnen Meilensteine pro Abteilung auf beiden Achsen sind die tatsächlichen (IST) -Werte der erreichten Arbeitsziele in Abhängigkeit von der Zeit.

Die Soll-Parameter wurden in strategischen Meetings gemeinsam fixiert, die verschiedenen Meilensteine wurden vereinbart und werden jetzt - gemäss erreichtem IST- Leistungszustand - in das Koordinatenkreuz eingetragen.

Dann werden die Abstände - d - zwischen den erreichten Werten ermittelt und eine Regressionsgrade ermittelt und eingezeichnet.

Hohe Effizienz und Kongruenz besteht, wenn die eingetragenen Werte nur gering um die Regressionsgerade streuen. Ausreißer können sofort ermittelt werden.

Der Grund für die Abweichung wird mit neutraler Hilfe des Moderators ermittelt.

Fehlermanagement:

Es kann im schlechtesten Falle dazu führen, dass ebenso durch so einen Ausrutscher, das gesamte System bis zur nächsten Meilensteinsitzung noch effizienter wird.

Es kann aber auch sein, dass derjenige am falschen Platz saß, was dann ebenso verändert werden kann.

Auf jeden Fall wäre es ein schlechtes Ergebnis, wenn die Werte zu breit um die Regressionsgerade streuen würden.

Auch hier ist der neutrale Moderator gefragt, alles zu verbessern.

Liegen die Werte sehr eng beieinander, so hat sich die Rücknahme des Outsourcingteils gelohnt.

Meine These ist, dass grundsätzlich bei einer Kombination von Zusammenarbeit der eigenen Mitarbeiter mit denen einer externen Dienstleistungsfirma, die eingetragenen Effizienzwerte breiter streuen werden um die Regressionsgerade, als in unserem internen Dienstleistungsmodell.

Insgesamt halte ich eine Effizienzsteigerung in der integrativen Arbeit in einem Unternehmen - mit entspechender neutraler Anleitung für wahrscheinlicher - gleich um welches strategisch Ziel es sich handelt.

• Steigerung der Qualität durch internen Wissensvorsprung und Unternehmenskenntnis
• keine Abhängigkeit vom Outsourcing-Partner (Ressourcen, Zeit, Kosten, Qualität)
• Fachwissen geht nicht verloren
• Optimale Dienstleistung an die internen Kunden (es kann unmittelbar auf Anforderungen reagiert werden, ohne dass ein "Externer" zwischengeschaltet werden múss)
• Hohe Flexibilität durch Unabhängigkeit

Für eine Rückführung von outgesourcten DL in das eigene Unternehmen können viele Gründe sprechen. Es ist manchmal sinnvoll Kompetenzen die aus wirschaftlichen Gründen an externe vergeben wurden aber in ihrer Außenwirkung von strategischer Bedeutung sind, zurück zu holen. Hierbei ist darauf zu achten, das die Fähigkeit, diese Leistungen mit eigener Kraft bedienen zu können, vorhanden sein muss. Beispielhaft zu nennen sind die klassischen Shared Service Dienstleistungen wie Abrechnung, Kundenservice und Forderungsmanagement. Diese drei genannten gehören im übrigen zu den am meisten wieder reintegrierten Services in Unternehmen. Hierfür sprechen vor allem die Fokussierung auf Kundenzufriedenheit und Außenwirkung im Kontext der aggressiven Beitreibungsmethoden von Forderungsmanagement-Dienstleistern. 

- Wenn sich die internen Kostenstrukturen verändert haben

- Wenn man die Prozessketten auf Lean umgestalten will - das Outsorucing die Prozessketten also vorher verlängert hat ohne entsprechenden Gegenwert.

- Wenn die Dienstleistung nicht qualitätsgerecht erfolgt und dauerhaft keine Optmierung denkbar ist

- Wenn man mit dem Outsorucing schlichtweg flasch lag und z. B. die entstehende Komplexität unterschätzt hat.