Wie wirkt sich die Digitalisierung auf das Projektmanagement aus?

Die Methodik des Projektmanagements ändert sich durch die Digitalisierung (Globalisierung) nur wenig. Es kommt verstärkt vielleicht die Technik (Skype, Sharepoint, etc.) dazu.

Die Führung von Teams und die Kommunikation im Team muss sich verstärkt ändern. Zur Digitalisierung gehört ebenfalls häufig die Globalisierung. Die Projektteams sind immer häufiger an mehreren Standorten und aus unterschiedlichen Sprach- und/ oder Kulturkreisen zusammen gesetzt.

Für die Projektleitung/-führung bedeutet dies ein Mehr-Aufwand, um gemeinsames Verständnis vom Projekt, von Zielen, Begrifflichkeiten zu schaffen. Einen guten Projektleiter macht nicht alleine das Beherschen der Metodik aus. Die notwendige Anforderungen an Projektleiter hat sich deutlich in Richtung Softskills (Kommunikation, Einfühlungsvermögen, etc.) verschoben. Auch wenn die Kommunikation im Projekt schon in der Vergangenheit ein entscheidender Erfolgsfaktor im Projekt war.

Die Digitalisierung wird weniger die eigentliche Methodik des Projektmanagements ändern, da vieles bereits digital verwaltet und kommuniziert wird. Allerdings hat die Digitalisierung eine große Aufwirkung auf die Projektorganisation und -führung.

Im Aspekt der Projektorganisation werden immer mehr Remote Teams miteinander vernetzt, für gemeinsame Ziele arbeiten und mit Hilfe neuester Applikationen in Kontakt stehen. Die Digitalisierung des Projektmanagements ermöglicht die Dezentralisierung von Projektteams und somit eine schnellere Lösungszeit, da die verschiedenen Zeitzonen quer über den Globus verwendet werden können.

Die Projektführung selbst hat die Herausforderung der steigenden Volatilität des Umfelds und die steigende Änderungsrate im Bereich der Anforderungen. Hier sind die Stakeholder gefordert aktiv und flexibel an der Gestaltung des Backlogs mitzuarbeiten, um so die Entwicklung des Produktes in die richtige Richtung zu leiten. Hier bedarf es einer starken Führung, um die Projektinteressen und Ziele entsprechend nach außen und innen vertreten zu können.

Digitalisierung ist ein wesentlicher Treiber für die Veränderung des Projektmanagements. Die „4. industrielle Revolution“ mit disruptiven Technologien, neuen Geschäftsmodellen, zunehmender Individualisierung in der Digitalisierung und der Verschmelzung von Virtualität und Realität, geht über die anfänglichen Möglichkeiten der Informationstechnologie des 20. Jahrhunderts hinaus.

Projektmanager und Verantwortliche wie Project Management Offices (PMOs) und Verbände müssen auf diese Veränderung reagieren, um ein erfolgreiches Projektmanagement zu gewährleisten.

Die Auswirkungen der Digitalisierung werden seit einigen Jahren auch kritisch betrachtet. Überschriften wie „Angriff der Roboter“ (FAZ vom 01.04.2014), „Ersetzen Computer die Menschen?“ (FAZ vom  06.08.2015) oder „Stirb du für mich“ (FAZ vom 11.02.2015) machen deutlich, dass z.B. der Einsatz von Robotern mit Ängsten verbunden ist.

Mit der Digitalisierung im Projektmanagement ist aber auch eine große Hoffnung auf positive Effekte verbunden. Projekt-Stakeholder erwarten Prozessverbesserungen mit mehr Transparenz und einer verbesserten Entscheidungsgrundlage bei gleichzeitig sinkenden Kosten.

Drei Effekte der Digitalisierung auf das Projektmanagement

Effekt 1: Digitalisierung spart Zeit

Die Projektkommunikation wird verbessert. Kommunikation ist eine zentrale Aufgabe für den Projektmanager. Einige Experten gehen davon aus, dass ein Projektmanager 90% seiner Zeit für Kommunikation aufwendet (z.B. hier: „Art of communication in project management“, Rajkumar, S. (2010)). Eine häufige Klage von Stakeholdern ist, dass sie nicht genügend oder nicht zur richtigen Zeit über das Projekt informiert wurden. Digitalisierung führt zu verbesserter Kommunikation, indem sie dem Projektmanager Instrumente in die Hand gibt, die Informationen schneller und auf die Bedürfnisse des Empfängers angepasst bereitzustellen.

Besprechungen werden weniger. Die Notwendigkeit von Präsenzmeetings sinkt durch die Aufbereitung von Projektinformationen in verschiedenen Sichten. Stakeholder sind in der Lage, für sie relevante Informationen aus einer Datenbasis mit einfachen Mitteln für Sie passend und zur gewünschten Zeit selbsttätig aufzubereiten. Die Möglichkeit von Web-Konferenzen reduziert die Zeit auf der Straße. Der Projektleiter wird flexibler im Planen von Besprechungen und in der Einbindung von Projektmitarbeitern.

Effekt 2: Digitalisierung reduziert die Kosten

Die Verwaltung des Projektes wird billiger. Sowohl Projektmitarbeiter als auch Projektpläne und Arbeitsergebnisse werden in einer gemeinsamen digitalen Umgebung vorgehalten. Informationen können effizienter aufbereitet und genutzt werden, die Anzahl der verschiedenen Excel-Tabellen wird reduziert. Projektstandards können in einer gemeinsamen Umgebung besser verfolgt werden, das Projektreporting wird effizienter.

Die Zusammenarbeit im Projekt wird verbessert. Das Suchen und Teilen von Informationen und die Zusammenarbeit in Projekten wird erleichtert. Kollaborationsplattformen bieten umfassende Möglichkeiten zur unabhängigen Bearbeitung von Themen über Zeitzonen und geografische Grenzen hinweg. Anfängliche Hürden werden überwunden und die Projektbeteiligten werden sich zunehmend an virtuelle Interaktionen gewöhnen. Eine Gartner-Studie behauptet, dass eine durchschnittliche Person im Jahr 2020 mehr Gespräche mit Bots als mit ihrem Ehepartner hat („Top Strategic Predictions for 2017 and Beyond: Surviving the Storm Winds of Digital Disruption“, Gartner Okt. 2016).

Auf neue Anforderungen kann schnell und flexibel reagiert werden. Neue Anforderungen führen häufig zu neuen Priorisierungen und zu geänderten Ressourcenbedarfen. Wer für den nächsten Schritt auf die monatliche Projektkonferenz warten muss, ist verloren. Der Projektleiter und das PMO benötigen eine zeitnahe Übersicht über die verfügbaren Ressourcen und die Abhängigkeiten, damit schnell Entscheidungen getroffen werden können. In einer digitalen Welt stehen solche Informationen zeitnah zur Verfügung und können genauso zeitnah kommuniziert und entschieden werden, ohne das Compliance-Anforderungen und Projektstandards auf der Strecke bleiben.

Effekt 3: Digitalisierung sorgt für bessere Transparenz

Durch verbesserte Visualisierungsmöglichkeiten bekommen Stakeholder ein vollständigeres Bild des Projektes und des Projektumfeldes. Überraschungen werden vermieden und Risiken können besser gesteuert werden. Der „Audit Trail“ wird lückenloser und nachvollziehbarer.

Die effiziente Bereitstellung von Informationen erfordert eine entsprechende Projekt- und Organisationskultur, die nicht selbstverständlich vorhanden ist. Für agil funktionierende Projekt-Teams in einem funktions- und fachgebietsübergreifendem Arbeitsmodus ist die Verfügbarkeit von Informationen entscheidend. Das Teilen von Ideen ist in diesem Umfeld zwingende Voraussetzung für schnell und wirklich innovative Ergebnisse mit hohem Kundennutzen.

Möglichkeiten und Erwartungen wachsen

Projektmanagement im Zeitalter der Digitalisierung ist mit der Hoffnung auf die Einsparung von Zeit und Kosten mit gleichzeitiger Erhöhung der Transparenz verbunden. Damit ist die Erwartung der Stakeholder gewachsen, diese positiven Effekte zu realisieren. Projektmanager, PMOs und Projektmanagement-Verbände wie IPMA und PMI müssen darauf reagieren. Die Einführung neuer Instrumente erfordert die Investition in Technik, die Anpassung von Prozessen und Standards und den Aufbau neuen Wissens. Es bedarf konsequenter Managemententscheidungen und einer Stärkung der Projektkultur, um mit der fortschreitenden Digitalisierung nicht den Anschluss an die Wettbewerber zu verlieren.