Wie lassen sich Hindernisse auf dem Weg zu Digitalen Transformation im Mittelstand beseitigen?

1. Thema gehört ganz nach oben.
2. Im Bereich Datenschutz und Datensicherheit aufklären/ Unterstützung anbieten.
3. Genügende Kompetenzen aufbauen, auch bei den Kunden.
4. Infrastruktur für schnelles Internet schaffen.

Dialog über die notwendigen Gründe und Schritte der Digtal Strategie, verbunden mit einer zeitgerechten Einbindung der Mitarbeiter, damit sie Ihre Rolle und Aufgaben in der Transformation verstehen, 

Dem Mittelstand wird immer wieder nachgesagt, Nachzügler bei der Digitalisierung zu sein. Das muss differenzierter betrachtet werden. Ich habe Erfahrungen mit Digitalisierungsprojekten sowohl in Konzernen als auch in mittelständischen Unternehmen. Dabei sind mir deutliche Unterschiede aufgefallen, die sicherlich subjektiv sind, aber auch Muster wiedergeben, die auf viele  Unternehmen zu treffen.

In Konzernen habe ich erlebt, dass der Druck in Richtung Digitalisierung zur Zeit extrem stark ist. Außerdem besitzen diese Unternehmen die notwendige Kapitalausstattung, um groß angelegte Digitalisierungsprojekte und umfassende Investitionen in Hard- und Software stemmen zu können. Damit schaffen sie es, relativ schnell einen Status zu erreichen den man als Detlef Mead bezeichnen kann.

Im Mittelstand sieht es ganz anders aus. Sowohl beim Kapital als auch den personellen Ressourcen sind die Möglichkeiten begrenzt. Daher muss gut überlegt werden, welche Maßnahmen ergriffen und umgesetzt werden. Nach meiner Erfahrung führt das zu Entscheidungsprozessen, die durchaus länger sein können als die in Konzernen. Ist eine Entscheidung getroffen, habe ich es bisher in fast allen mittelständischen Prozessen so erlebt, dass dann eine unglaubliche Konsequenz und Geschwindigkeit in der Umsetzung erreicht werden kann. Die Kommunikationsprozesse sind kürzer und direkter und die Mitarbeiterschafft kann schneller für einen solchen Prozess gewonnen werden.

Im folgenden ein paar typische Schwierigkeiten und Hinweise darauf wie sie überwunden werden können. Natürlich ist jedes Unternehmen anders und es muss genau geschaut werden was tatsächlich zu tun ist.

• Entwicklung der Strategie und des Leistungsportfolios
  Digitalisierung ist kein Selbstzweck sondern dient dazu, die Lebensfähigkeit und Profitabilität des Unternehmens zu stärken. Das ist ein strategischer Prozess. Daher sollte vor jeder Digitalisierung zunächst die Strategie entwickelt werden. Das heißt, es muss überprüft werden, inwiefern digitale Strukturen und Leistungen das Unternehmen fördern. Gerade in Europa wird dabei häufig nur auf Effizienzgewinne geschaut. Mindestens genauso wichtig ist es jedoch auch darauf zu achten, inwiefern digitale Produkte, digitale Komponenten für bestehende Produkte und digitale Services die Marktposition eines Unternehmens positiv verändern können. Das kann dazu führen das komplett neue Geschäftsfelder und Kundensegmente erschlossen werden.
   
• Anpassen der Kooperationsstrukturen
  Kein Unternehmen entwickelt heutzutage seine Leistungen allein. Digitalisierung bietet auch im Austausch und der gemeinsamen Leistungserbringung zwischen Unternehmen und Lieferanten neue Möglichkeiten, produktiver und effizienter zu werden. Insofern lohnt es sich, nicht nur auf die eigene Digitalisierung zu schauen, sondern auch darauf zu achten, inwiefern die Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten durch digitale Lösungen dazu führt, dass ein signifikanter Mehrwert für Kunden entsteht.
   
• Ausstattung mit Soft- und Hardware
  Gleich vorweg: Digitalisierung ist nicht gleichzusetzen mit der Anschaffung eines umfassenden Soft- und Hardwarepaketes. Im Gegenteil, Digitalisierung ist eine strategische Ausrichtung des Unternehmens, dem die technische Ausrüstung funktional folgt. Das kann in vielen Fällen sogar sehr schlank und kostengünstig geschehen. Dazu habe ich unter dem Titel Lean Digitization 2016 bei Springer ein Buch verfasst. Es lohnt sich, klein anzufangen und dann zu skalieren, wenn die Strategie nachweislich greift. Das reduziert Risiken, macht Investitionen leichter bestimmbar und erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit.
   
• Veränderung von Prozessen
  Einer der wichtigsten Effekte der Digitalisierung besteht darin, dass Prozesse wesentlich schlanker, schneller und effizienter gestaltet werden können. Auch das ist nicht durch den Kauf eines entsprechenden Systems zu lösen, sondern durch das kluge Design der Prozesse bevor sie digitalisiert werden. Auch hier steht also die menschliche Vernunft vor der technischen Umsetzung. Aus meiner Erfahrung werden solche Prozess-Redesigns dann besonders erfolgreich, wenn sie nicht von oben verordnet, sondern gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Prozess gestaltet werden, da diese über implizites Prozesswissen verfügen, das oftmals nirgendwo dokumentiert ist. Ein mitarbeiterzentriertes Vorgehen erhöht außerdem immens die Akzeptanz der neuen Prozesse bei Mitarbeitern.
   
• Veränderung der Arbeit und Zusammenarbeit
  Verändern sich die Prozesse, verändert sich auch die Art und Weise wie Personen im Unternehmen arbeiten und kooperieren. Wenn neue technische Systeme eingeführt werden, sollte geprüft werden, ob Schulungen auf breiter Ebene stattfinden müssen, um zeitnah das Produktivitätsniveau zu erreichen, das möglich ist. Darüber hinaus eröffnen digitale Arbeitsweisen Möglichkeiten abteilungsübergreifender Zusammenarbeit, die vielleicht bisher so nicht möglich war. Das verändert nicht nur Informations- und Entscheidungswege, sondern stellt auch neue Herausforderungen gerade an das mittlere Management. Dafür gibt es keine allgemeine Lösung, aber es hat sich auch hier bewährt, Veränderungen nicht nur top down sondern auch bottom up – zum Beispiel durch Workshops – zu gestalten.
   
• Veränderung der Kultur
  Ich habe es immer wieder erlebt, dass Digitalisierungsprozesse dazu führen, dass bisher etablierte Vorgehensweisen und Normen in Unternehmen infrage gestellt werden. Das ist ein normaler Prozess. Teilweise geht er so weit, dass die gesamte Unternehmenskultur sich verändern muss. Das gelingt am besten, wenn ein internes Team analysiert, welche kulturellen Gegebenheiten im Unternehmen den Entwicklungsprozess fördern oder behindern und welche Veränderungen notwendig sind. Darauf aufbauend sollte ein Kulturentwicklungsprogramm entwickelt werden, gegebenenfalls mit externer Hilfe, da es gerade in mittelständischen Unternehmen selten Spezialisten dafür gibt.

Insgesamt lässt sich sagen, dass Digitalisierungsvorhaben selten ein geradliniger Prozess sind, sondern in der Regel eher in Schleifen verläuft. Es lohnt sich klein anzufangen und die Veränderungsschleifen immer wieder zu durchlaufen um daraus zu lernen und so die eigenen Investitionen in einem relativ sicheren Rahmen nach und nach tätigen zu können. Iteratives Vorgehen unterstützt auch den kulturellen Wandel im Unternehmen und sorgt dafür dass es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht nur gelingt den Anschluss zu behalten, sondern ihre Potenziale bei der Gestaltung der Digitalisierung einzubringen.

In Kürze: So lassen sich Hindernisse auf dem Weg zu Digitalen Transformation im Mittelstand beseitigen

• Klären, wohin das Unternehmen will - gern visionär! (Strategie)
• Wenn die Entscheidung gefallen ist, die Digitalisierung aus der Geschäftsleitung konsequent unterstützen und vorantreiben. Zögern und Zaudern hilft nicht.
• Prozesse vor der Digitalisierung perfektionieren
• Technische Möglichkeiten finden, die zum Unternehmen, den Prozessen und Leistungen passen
• Klein anfangen, testen, weiterentwickeln, testen... das schafft Sicherheit, nicht nur bei Investitionen, sondern auch in der Mitarbeiterschaft
• Mitarbeiter frühzeitig einbinden und Kultur der Zusammenarbeit fördern
• Iterativ - Schritt für Schritt - die Digitalisierung vorantreiben
• Geschwindigkeit aufnehmen durch Schulungen, Coaching, Teamworkshops, konsequente Führung, externe Unterstützung und Anpassung des internen Belohnungssystems