Wie gelingt die Integration von neuen Mitarbeitern in ein Team?

Sowohl beim Onboarding (externe Einstellung) als auch bei der internen Versetzung ist der schnelle Aufbau einer emotionalen Bindung an die neuen Kollegen und den Vorgesetzten - bereits vor Übernahme der Stelle - von zentraler Bedeutung. Schon vor Eintritt bzw. interner Versetzung sind entsprechende Maßnahmen (Information, Einbindung in Kommunikation, Wertschätzung etc.) umzusetzen. Am Eintrittstag und den nachfolgenden Wochen sind weitere Prozessschritte (persönliche Maßnahmen mit wertschätzender Wirkung) im Team fest einzuplanen und durch HR zu controllen. 

Die gelungende Integration von neuen Mitarbeitern in ein Team entscheidet sich am ersten Arbeitstag.

Schritt 1: Den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters einrichten

Richten Sie den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters vor seinem ersten Arbeitstag komplett ein.

Achten Sie darauf, dass sämtliche Arbeitsmaterialien vorhanden sind und funktionieren.

Legen Sie Unterlagen über das Unternehmen bereit (z. B. zu Unternehmenshistorie und -­?struktur).

Heißen Sie den neuen Mitarbeiter willkommen, z. B. durch Blumen oder einer Schale Obst auf seinem Schreibtisch.

Schritt 2: Den Mitarbeiter in der Abteilung vorstellen

Stellen Sie den Mitarbeiter in der Abteilung vor.

Planen Sie z. B. ein gemeinsames Kaffeetrinken oder einen gemeinsamen Rundgang durch das Unternehmen.

Machen Sie den neuen Mitarbeiter mit einer Kontaktperson bekannt, einem Ansprechpartner für die Einstiegsphase.

Schritt 3: Dem Mitarbeiter das Unternehmen vorstellen

Machen Sie den Mitarbeiter in einem Einführungsgespräch mit dem Unternehmen und der Unternehmensstruktur vertraut.

Schritt 4: Den Mitarbeiter mit seinem Aufgabenbereich vertraut machen

Stellen Sie dem Mitarbeiter seinen Aufgabenbereich und die Projekte, an denen er beteiligt sein wird, vor.

Schritt 5: Das erste Mitarbeitergespräch führen (nach ca. 3 Monaten)

Fragen Sie den neuen Mitarbeiter, wie er sich im Unternehmen eingelebt hat.

Teilen Sie dem neuen Mitarbeiter Ihre Erwartungen an ihn und seinen Aufgabenbereich mit.

Bitten Sie ihn, auch seine Vorstellungen zu seinem Aufgabenbereich zu formulieren.

Die Integration eines neuen Mitarbeiters ist von vielen unterschiedlichen Faktoren abhängig. Hierbei spielen Alter, Teamerfahrung des Mitarbeiters und des Teams eine entscheidende Rolle.

Die Führungskraft begleitet den Prozess der Integration zeitnah und steht in einem empathisch guten und kommunikativen Kontakt mit dem neuen Mitarbeiter. Das schafft eine Beziehungs- Vertrauenskultur und ermöglicht eine schnelle Einbindung in den Arbeitsablauf und in das Team. Ressourcen können sich so frei entfalten und neues kreatives Potenzial kann freigesetzt werden.

Klar kommunizierte Kompetenz und Aufgabenfeldbeschreibungen helfen enorm.

Ansonsten wird die Eigendynamik des Teams über Erfolg einer Integration entscheiden. verordnen lässt sie sich nicht, aber erwarten dürfen Sie sie (was Sie ebenfalls anmerken sollten).

Das Gelingen werden Sie erst erkennen, wenn der Mitarbeiter seine Aufgaben, wie abgesprochen erfüllen kann, durch den Teamerfolg also.

Armin Rütten

Das Wichtigste ist die soziale Integration. Der neue Mitarbeiter wird lernen wollen, wie die informellen Dinge zu gestalten sind. Er wird die Frage beantwortet haben müssen: "Wie macht man das so bei Euch?" Das verhindert, dass er aneckt. Am besten, man stellt dem neuen Mitarbeiter für die ersten zwei bis drei Monate jemanden zur Seite, der wie ein Mentor der neuen Mitarbneiter mit den Gepflogenheiten des Teams, des neuen Untérnehmens vertraut macht.

Das beginnt schon am ersten Tag mit der Begrüßung und dem Einrichten des Arbeitsplatzes. Es geht um das Gefühl, zuhause zu sein.

Am Anfang jeglicher Integration steht der gemeinsame Beschluß des Teams, wen man für was braucht und die Übereinstimmung darüber wonach man sucht. Ist die passende Person gefunden sind im Vorfeld durch die Führung die zu erwartenden Szenarien durchzuspielen, um bereits zu diesem Zeitpunkt nächste Schritte im Aktionsportfolio zu verankern. Der neue Mitarbeiter muss gebettet sein! Kein bestehendes Mitglied darf die Angst vor Verlust der eigenen Position und Stelle oder andere Resentiments haben, sondern sollte die Argumente und den Mehrwert, die Vorteile der Entscheidung kennen. Ideal ist die Situation wenn alle sich auf den Neuen freuen.

Der Integrationsprozess ist eine beidseitige Bring- und Holschuld die einerseits den Transport der strategischen, kulturellen und organisatorischen Gegebenheiten in Verbindung mit Vision, Mission, Zweck, Zielen und Aufgaben bringt. Andererseits ist es ein zwischenmenschliches Kennenlernen, das Sicherheit, Orientierung und Klarheit in die Aufgabenstellungen und die Regeln, Gewohnheiten des Teams für den Neuankömmling bringt.

Die systemischen Grundvoraussetzungen sind Zugehörigkeit, Platz und die Möglichkeit für ein ausgleichendes Geben und Nehmen. Die Mentalstruktur gehorcht dem Grundsatz "Wie du dein Kind von Anfang an erziehst so wirst du es haben". Das emotionale Gefüge entscheidet sich bereits am 1. Tag - dort formt sich das Bild und der Abgleich auf energetischer Ebene wie und ob man in das Gesamtgeflecht passt und dort Willkommen geheißen wird. Die Klarheit bei Rolle und Aufgabe mit den jeweiligen Perspektiven der Entwicklung sind entscheidend.

Regeln für die Integration:
* Einssein findet zu verschiedenen Zeitpunkten in unterschiedlichen Aggregatszuständen statt und ist ein Mechanismus der inneren Selbstorganisation
* Pro-bleme sind für mich gemacht und Gaben definieren Auf-gaben
* Verhalten, Werte und Fähigkeiten & Fertigkeiten definieren das Kompentenzmodell der Integration
* Ur-Teile trennen und Ver-Bindung entsteht durch gemeinsame Aufgaben, Erlebnisse und Erfolge
* Datenautobahnen, d.h. leichte Verbindungswege und Selbstverständnis entstehen in der Wiederholung der Verbindungswege
* Der bewusste Einsatz von Verbindungsverstärkern in Selbst- und Zukunftsreflexion fördert die intrinsische Motivation
* Lauter fleißige Arbeiter fressen Kreative und zu viele Kreative fressen fleißige Arbeiter. Es geht um die Wahrung der Balance im Team. Hierbei helfen Potenzialanalysen und das Bewusstsein über das Team als System
* Emotionale Intelligenz der Teammitglieder, d.h. Respekt zueinander, Wertschätzung, Achtung und positives Feedback sind die Motoren der Integration

Beachtet man diese Punkte sollte einer positiven Teamintegration nichts mehr im Wege stehen. Idealerweise wird dies durch einen externen Berater & Coach unterstützt

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;-)

Ich empfehle hier immer systematisch vorzugehen. Zuerst geht es darum die neuen Mitarbeiter gut in die neue Umgebung einzuführen. Dann hat es sich bewährt, dass man eine(n) erfahrene(n) Mitarbeiter(in) als Mentor zur Seite stellt. Jedenfalls ist es hilfreich, wenn im Team eine offene Kommunikationskultur herrscht.

Ein entscheidender Faktor zur Integration eines neuen Mitarbeiters ist eine klare Rollenklärung für alle Beteiligten. Welche Aufgaben und Ziele hat der/die Neue? Welche sind die internen und externen Kunden- und Lieferantenbeziehungen? Woran wird seine / ihre Leistung gemessen und wer kann dazu Feedback geben? 

Zudem ist es hilfreich, im Rahmen der ersten Tage und Wochen eine Art "Laufzettel" zu erstellen, um die Anbahnung wichtiger Kontakte zu fördern, bsp: erster Termin für ein Gespräch mit dem Chef, gemeinsames Mittagessen mit Kollegen, Telefonnummern der wichtigsten Kontaktpersonen, um sich vorzustellen, Teilnahme an relevanten Meetings etc. 

Zur Abrundung wären ein gut eingerichteter Arbeitsplatz und eine Person, die sich um Vorstellungsrunden etc kümmert, sicher hoch willkommen.

Zunächst einmal muss es ein Verständnis darüber geben, dass mit jedem neuen Teammitglied sich auch das Team verändern wird. Der Reifegrad des Teams über die Teamentwicklungsphasen kann sich verändern und das Team fällt aus einer möglicherweise sehr produktiven Phase wieder zurück in die norming oder auch storming Phase. Dieses muss nicht nur destruktiv sein, sondern kann Verkrustungen im Team aufbrechen und dem Team neue Impulse und Energie geben. Allerdings sind diese Phasenentwicklungen zu beobachten und zu führen.

Insofern muss dem neuen Mitarbeiter und dem Team die Möglichkeit des Kennenlernens und der Vertrauensbildung gegeben werden. Die Führungskraft muss dieses unter Umständen aktiv fördern. Auftretende Befürchtungen, Besorgnisse oder Ängste bei den Beteiligten sollten erkannt werden bzw. bereits präventiv bearbeitet werden. Dazu sollte, bereits im Vorfeld des Eintreffes des neuen Mitarbeiters, mit dem Team über dessen Interessen und Erwartungen gesprochen werden. Gegebenenfals sind auch in Einzelgesprächen Besorgnisse aufzulösen - sofern es dann geht - und Klarheiten zu schaffen.

Um neue Mitarbeiter in einem bestehenden Team zu integrieren, bedarf es von Seiten der Teamleitung Einfühlungsvermögen und kultureller Sensibilität. Denn jedes Team hat eine Team-Kultur und diese sollte den neuen Mitgliedern zunächst nahe gebracht werden. Es geht also einerseits um Anpassung nach dem Motto "Wie läuft es bei uns? Nach welchen Regeln?", andererseits aber auch um Integration der neuen Miarbeiter: Welche Kompetenzen, Ansichten, Perspektiven, Kenntnisse und Erfahrungen bringen die neuen Teammitglieder mit, die im bestehenden Team fehlen?

Gelingt es der Teamleitung in eigens angesetzten Teambuilding-Sessions beide Aspekte ausführlich zu behandeln, besteht eine große Chance, dass die Eingliederung der neuen Mitglieder gut gelingt und das Team sich durch sie bereichert fühlt. Wichtig ist dabei, dass jeder - vom bestehenden Team und von den neuen Mitarbeitern - seinen Platz und Raum innerhalb des Teams findet und alle einander mit Wertschätzung und Resepkt begegnen. So entstehen Synergien.