Was ist beim Delegieren von Aufgaben zu beachten?

Die konsequente Beantwortung der folgenden sechs Fragen:

Was?
Was sind Aufgaben, Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten und Projekte, die ich delegieren kann?

Wer?
Wer hat die Fähigkeiten, Motivation, Zeitressourcen?

Warum?
Welche Informationen sind wichtig für die Person, damit sie die Bedeutung der Aufgabe in den Kontext einordnen kann?

Wie?
Wie sollte die Person vorgehen?

Womit?
Gibt es spezielle Arbeitsmittel, PC-, Literatur-, Sicherheits-Zugänge oder andere Arbeitsmittel, und wo sind diese (zu organisieren)?

Wann?
Bis wann soll die delegierte Aufgabe erledigt sein?

Nur noch eine Ergänzung:

Oft führen mehrere Wege zum Ziel. Wenn Sie delegieren, dann seien Sie sich also bewusst, dass Ihr Mitarbeiter die Aufgabe möglicherweise auf eine andere Art und Weise angeht, als Sie das selbst machen würden.

Delegation muß mit Hilfe der  S M A R T Formel (siehe Wikipedia) erfolgen, soll sie erfolgreich umgesetzt werden.

Darüber hinaus helfen Auswertungsgespräche mit dem Mitarbeiter nach erledigtem Auftrag, aus der Aufgabe zu lernen.

Beim Delegieren von Aufgaben ist zu beachten, dass mann die Aufgaben komplett delegiert und und gemeinsam die zu erreichenden Ziele definiert, einschliesslich des Kennzeichens der Erledigung dieser Aufgabe.
Dann sind mit den Aufgaben auch die zugehörigen Kompetenzen bzw. nötigen Ressourcen zu definieren.
Gleichzeitig sollte die Möglichkeit eröffnet werden, dass sich die Aufgabenträger im Zeitablauf kollegial mit anderen beraten können.
Und schliesslich sollten nicht erreichte Ziele auch Konsequenzen haben, bzw. als Lernchancen genutzt werden können.

Beim Delegieren gibt es verschiedene Stufen, über die man sich vor der Übergabe an einen Mitarbeiter Gedanken machen sollte, um den Betroffenen nicht zu über- oder unterfordern.

Stufe 1: das einfache Abgeben (Pseudo-Delegieren) an einen Anderen: "Mach mal, bis zum Termin x".

Stufe 2: Die nächste Stufe ist das echte Delegieren, also einen Anderen als Stellvertreter zu benennen und ihm gleichzeitig die Verantwortung für die Erfüllung der Aufgabe zu übergeben.

Stufe 3: Das sogenannte "Empowern", die Bevollmächtigung. Sie übertragen die Verantwortung für eine Aufgabe an einen Anderen und geben ihm gleichzeitig alle (!) Entscheidungsbefugnisse. Das heißt, Sie betrachten die Aufgabe bereits als erledigt, der "Empowerte" ist vollverantwortlich, er handelt wie ein Unternehmer im Unternehmen.

Zum Delegieren gehört auch die Kenntnis der unterschiedlichen Motivationslagen der verschiedenen Mitarbeiter.

Ebenso wichtig ist die klare, eindeutige Definition des Ziels sowie die Unterstützung mit allen erforderlichen Hilfsmitteln (ohne allerdings die Arbeit des "Auftragnehmers"zu übernehmen).

Und immer daran denken: wer abgibt, hat beide Hände frei für seine zukünftigen Aktivitäten.

Näheres in "Erfolg durch professionelles Delegieren", Campus-Verlag

zu beachten ist

1. umfassende Information an Mitarbeiter/in über die Aufgabe (Termin-, Kosten-, Qualitätsziele)

2. dass der Mitarbeiter/in  kompetent (fachlich, persönlich, sozial, methodisch) ist, die delegierte Aufgabe zu erledigen

3. nicht nur die Aufgabe, sondern auch die dazugehörige Verandwortung (Handlungsverantwortung,und/oder Führungsverantwortung) delegiert wird

Die wesentlichen Punkte für das Delegieren als Checkliste

Vorbereitung

Sind innere Vorbehalte gegen das Delegieren ausgeräumt und sind Sie überzeugt davon, dass das Delegieren auch für Sie vor allem Vorteile hat?

Haben Sie sich einen guten Überblick über alle anstehenden Aufgaben verschafft und haben Sie entschieden, welche davon Sie delegieren wollen?

Wissen Sie, welches Knowhow oder welche Fähigkeiten für die Erledigung der jeweiligen Aufgabe nötig sind?

Wissen Sie, welche Ihrer Mitarbeiter oder Kolleginnen welche Kompetenzen haben und wem Sie welche Aufgaben übergeben können?

Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern und Kolleginnen und vertrauen diese Ihnen?

Aufgabenvergabe und -erfüllung

Steht fest, welches Ziel mit der jeweiligen Aufgabe erreicht werden soll?

Sollten vielleicht Zwischenziele festgelegt werden (falls die Aufgabe umfangreich ist)?

Sind alle Voraussetzungen und Rahmenbedingungen geschaffen, damit die Aufgabe ordnungsgemäß erledigt werden kann?

Hat die Person, die die Aufgabe erledigen soll, alle nötigen Informationen und weiß sie, welche Bedeutung die Aufgabe im Gesamtzusammenhang hat?

Wurden bekannte Schwierigkeiten oder Fehlerquellen angesprochen, um diese schon im Vorfeld zu vermeiden ?

Ist sichergestellt, dass die Aufgabe von demjenigen, der sie ausführen soll, auch tatsächlich verstanden wurde?

Haben Sie deutlich gemacht, dass Sie für Rückfragen oder bei Schwierigkeiten zur Verfügung stehen?

Ist für alle klar kommuniziert, bis wann die Aufgabe erfüllt sein muss?

Weiß der Betreffende, was zu tun ist, falls er oder sie merkt, dass die Aufgabe nicht in der vorgesehenen Zeit zu erledigen ist?

Sind Sie darauf vorbereitet, dass Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Kollege z.B. durch Krankheit ausfallen kann? Wer übernimmt dann die Aufgabe?

Kontrolle und Feedback

Wurde die Aufgabe zufriedenstellend erledigt?

Fiel es der Person leicht oder schwer, die Aufgabe zu erfüllen?

Konnten Punkte gesammelt werden, die es in Zukunft leichter machen können, dass die Aufgabe effektiv erledigt wird?

Haben Sie die Person für die Erledigung der Aufgabe gelobt?

Mit der Delegation soll das Ziel erreicht werden, einer anderen Person die Verantwortung zu übertragen, eine Aufgabe zu erledigen. 

Dabei sind zu klären

WER soll die Verantwortung für die Aufgabenerledigung übernehmen?

WAS soll erledigt werden? Was ist das Ziel?

WANN soll die Aufgabe erledigt sein?

WOMIT soll die Aufgabe erledigt werden? Welchen Entscheidungsrahmen besitzt der Empfänger? Welche Kompetenz wird übertragen?

WIE soll die Aufgabe bearbeitet werden? Gibt es Methoden- oder Prozessvorgaben?

Eine weitere W-Frage dient nicht dem Zweck der Beschreibung des Delegationsumfangs, kann aber die Motivation beeinflussen:

WARUM soll die Aufgabe bearbeitet werden? Was ist besser in der Zukunft, wenn diese Aufgabe gut umgesetzt wurde?

Vorausgesetzt, man will das Delegieren als Führungsinstrument zur Mitarbeiterentwicklung einsetzen und nicht nur zur eigenen Arbeitsentlastung, empfehle ich:

1. Nicht nur Aufgaben, sondern auch die dazu gehörige Verantwortung und Kompetenzen im Sinne von Handlungsspielraum delegieren!

2. Die zu delegierenden Aufgaben so bemessen, das betroffene Mitarbeiter an ihnen wachsen können. Dazu sollten sie sie gerade noch bewältigen könnenm ein Schuss Herausforderung kann nicht schaden.

3. Danach sollte unbedingt qualifiziertes und lernorientiertes Feedbaack erfolgen!

Dass die Adressaten die Aufgabenstellung verstehen und die nötigen Kompetenzen mitbringen um sie erfüllen zu können.

Einen Bäcker mit der Platinenherstellung zu beauftragen, dürfte geringen Sinn machen oder, moderner, die IT im Unternehmen das Telefonsystem betreiben zu lassen, wird ab einer gewissen Unternehmensgröße zu überfordernd und schränkt falsch ein.

Also. Im ersten Schritt überlegen, was die Aufgabe ist, was ihre Erfüllung fordert und dann die Adressaten mit einer Beschreibung versorgen, die diese in deren Verständnis abholt und, nicht zuletzt, die nötigen anderen Mittel zur Verfügung geben.

Zudem gibt es Unterschiede zwischen materiellen Aufgaben, wie eben dem Platinenentwurf, der genaue Spezifikationen haben sollte und Aufgaben, die auf die Erfüllung etwa von Verkaufszielen gerichtet sind und viele diffuse Einflussfaktoren erfahren.

Ein umfangreiches Thema zu dem es wahrscheinlich tausende Abhandlungen auf Universitätsservern und in der Literatur gibt.

Viel Erfolg

Armin Rütten

Delegation verstanden als Weitergabe bzw. Übertragung einer Teilaufgabe inklusive der entsprechenden Handlungskompetenzen erfordert um erfolgreich zu sein, neben entsprechendem Vertrauen einen klaren Auftrag.

Delegation ist eine Führungsaufgabe, die umso erfolgreicher sein wird, je konkreter Sie im Vorfeld den Auftrag definiert haben. Erfolgreich heißt aber auch kommunizieren, die Mitarbeiter*innen entsprechend zu informieren und ggf. kontrollieren.

Am besten, die Übertragung erfolgt in einem gemeinsamen Gespräch. So lässt sich einfacher sicherstellen, dass die Aufgabe richtig verstanden ist und  Nachfragen sind möglich. Legen Sie hierbei die konkreten Termine für Ziele und Zwischenziele fest und klären Sie Kontrollpunkte und die Ressourcen ab.