Nach welchen Kriterien wird der Projekterfolg gemessen?

Wenn es zu Beginn klar formulierte Ziele gibt, ein ordentliches Pflichtenheft und auch eine Beschreibung der non-deliverables - wenn Sie dann noch ihr Änderungsmanagement ordentich pflegen und sich mit dem Kunden regelmässig abstimmen, dürfte der Projekterfolg hinsichtlich Zeit, Kosten und Qualität klar sein. 

Grundsätzlich hängt der Projekterfolg von der Zufriedenheit der Stakeholder auf der Zeitachse ab.

Die Elbphilharmie war ein Projektdesaster während des Baus und wird nun als großer Erfolg betrachtet. Ähnliches gilt für die Sydney Oper. Die olympischen Spiele in Athen wurden während ihrer Dauer als Erfolg gesehen, im Nachhinein sind die Griechen über die hohen Schulden sehr unglücklich (bei London ist das ein wenig besser gelaufen, da Nachhaltigkeit ein Projektziel war).

Wenn Stakeholder, besonders Auftraggeber, ein Projekt ins leben rufen, haben sie oft inhaltliche Zielvorstellungen, eine Vorstellung davon wann es fertig sein soll und was es höchstens kosten sollte. Deshalb sind Inhalt und Umfang, Termine und Kosten standardmässige Meßgrößen für den Projektfortschritt und es gibt viele Projektmanagement Techniken um diese zu planen und zu kontrollieren.

In den letzten Jahren wird viel über den Nutzen eines Projekts nachgedacht (Benefits), allerdings ist es für einen Projektleiter schwer, den erwarteten Nutzen zu spezifizieren und, oft nach Projektende, ihn zu realisieren. Programmmanagement ist für das Nutzenmanagement der bessere Ansatz.

Der Projekterfolg hängt vor allem von der Zufriedenheit der wesentlichen Stakeholder ab, vor allem vom Auftraggeber und den Endnutzern des Projektergebnisses. Die Kriterien der Zufriedenheit sollten natürlich bereits zu Projektbeginn während der Auftragsklärung in sinnvoll formulierten (smarten) Zielen bis hin zu detaillierten Spezifikationen festgelegt werden.

Diese Kriterien beruhen auf den Ecken des magischen Dreiecks:

• Wurden die inhaltlichen Ziele (Umfang, Qualität) erreicht?
• Wurde der geplante Termin eingehalten?
• Wurde das geplante Budget eingehalten?

Nun will jeder Auftraggeber oft das Maximum an jeder Ecke: alles gestern für umsonst. Das ist natürlich unrealistisch. Aber es gibt einen Ausweg: für jeden Auftraggeber stehen eine, maximal zwei Ecken im Vordergrund. Die Professionalität des Projektleiters liegt also darin, die wichtigste Ecke des Bedarfs gemeinsam mit dem Auftraggeber heraus zu arbeiten und festzulegen. Nach dieser Priorisierung können dann die konkreten Kriterien erarbeitet werden.

Bei Scrum bzw. agilen Vorgehensweisen liegt diese Priorisierung bereits im Konzept verankert: wie viele inhaltlichen Anforderungen können wir im nächsten Sprint (z.B. 4 Wochen) mit dem bestehenden Team umsetzen? Termin fix, Kosten (Personal) fix, inhaltliche Ziele variabel.

Und es gibt noch einen Trost: nach Ende eines Projekts treten der erreichte Umfang und die erreichte Qualität immer stärker in den Vordergrund. Beispiel Elbphilharmonie: Terminziel verfehlt, Kostenziel verfehlt, aber alle sind stolz auf das Ergebnis ;-)

Zur Messung des Projekterfolges gibt es drei Kriterien:

1. Zufriedenheitsgrad des Auftraggebers mit dem Ergebnis.
2. Einhaltungsgrad des Zeitplanes und des Endtermines.
3. Unter- bzw. Überschreitungsgrad des Projektbudgets

Diese drei Kriterien sind nach ihrer Bedeutung absteigend geordnet.